Drucker-Management im Unternehmen

Die Schulung der Mitarbeiter - unerlässlich zum effizienten Einsatz der Technik - ist da schon leichter umzusetzen. Sobald die Mitarbeiter die Regeln im Umgang mit einem DMS einmal verinnerlicht haben, stellen sich rasch eine deutliche Zeitersparnis, ein effizienteres Arbeiten und neue Facetten der Zusammenarbeit ein, die langfristig deutliche Kostenersparnisse gegenüber einen traditionellen Datenhaltung in Papier- oder elektronischer Form bedeuten.

Trotz aller Voraussetzungen und der damit verbundenen Kosten lohnt sich der Betrieb eines Dokumenten-Management-Systems in der Regel mittel- bis spätestens langfristig. Eine sorgfältige Evaluierung des individuellen Bedarfs und das Hinzuziehen einschlägiger Experten sollte aber selbstverständlich sein.

Vernetzte Drucker, gefährdete Drucker

Die Aussage klingt wie eine Binsenweisheit, ist aber genau deshalb immens relevant: Beinahe jedes in einem Unternehmen gedruckte oder gespeicherte Dokument enthält interne oder gar vertrauliche Unternehmensdaten. Während andere technische Einrichtungen - beispielsweise E-Mail- oder Fileserver - die ebenso mit sensiblen Informationen umgehen, meist mit hohem Aufwand geschützt werden, bleiben die vernetzten Drucker nur allzu oft außen vor. Wie eine Studie der ENISA (European Network and Information SecuritySecurity Agency) belegt, sichern lediglich knapp 50 Prozent aller europäischen Unternehmen ihre Drucker ab. Branchenexperten vermuten, dass selbst diese Zahl noch viel zu positiv ausfällt und die Dunkelziffer erheblich höher ist. Alles zu Security auf CIO.de

Dabei sind Drucker per se genauso Teil der internen und zu schützenden IT-Infrastruktur wie Server oder PCs, da auch die Druckgeräte meist vernetzt sind. Daher gilt auch hier die Faustregel: Jedes Gerät, dass per Netzwerkkabel verbunden wird, ist ein potentielles Angriffsziel für Datendiebe. IT-Sicherheitskonzepte und das Patch-Management müssen Drucker mit einbeziehen, da sonst andere vorhandene - oftmals teure - Schutzmechanismen wirkungslos sind. Denn was nutzt ein perfekt abgesicherter E-Mail-Server, wenn Schnüffler den Inhalt der elektronischen Nachrichten im Handumdrehen belauschen, in dem sie den Netzwerkverkehr zwischen PC und Drucker mitschneiden?

Der Feind in meinem Netz

Das Schnüffeln im Netz ist - leider, aus Sicht der IT-Verantwortlichen - auch für technische Laien zu bewerkstelligen. Alles, was dazu nötig ist, sind zwei frei im Internet zugängliche Netzwerktools zum so genannten ARP-Spoofing beziehungsweise Mitschneiden des Datenstroms, ein PC, der im gleichen Netzwerksegment (IP-Subnetz) arbeitet wie die Drucker sowie einmalig Administrationsrechte für den PC, um die Tools installieren zu können. Ohne besondere Schutzmaßnahmen kann dann ein frustrierter, gelangweilter oder sich auf dem Absprung befindlicher Mitarbeiter sämtliche Netzwerk-Kommunikation zwischen Druckern und Arbeitsstationen mitschneiden, da dieser Datenaustausch in aller Regel unverschlüsselt stattfindet.