Wie Firmen den Posteingang automatisieren

Moderne Posteingangssysteme bieten viele Funktionen, welche die bisherige Prozessabarbeitung erleichtern, den Aufwand reduzieren, die Zustellung beschleunigen und die Qualität sichern. Darum sollten Sie untersuchen, ob es nicht möglich ist Ihre bisherigen Prozesse entsprechend anzupassen. Sehen Sie die Einführung eines solchen Systems auch als Chance Ihre Arbeitsweisen effizienter zu gestalten.

Identifizierung des Dokumententypen

Durch die Identifikation der anfallenden Dokumente können Sie die Anforderungen an die Lösung definieren. Es existieren zwei Standardmethoden um Dokumente zu klassifizieren. Die Formularerkennung ist für die Identifikation gleich strukturierter Dokumente geeignet. Die Zuordnung wird anhand des Dokumentenaufbaus sowie der Struktur des Schriftverkehrs vorgenommen. Im Gegensatz dazu arbeitet die Freiformerkennung rein inhaltsbasiert und unabhängig vom Layout.

Lässt sich beispielweise feststellen, dass die meisten Dokumente einen strukturierten Aufbau besitzen und die Anzahl der Geschäftspartner überschaubar ist, wäre die Formularerkennung die geeignete Methode. Sind Ihre Dokumente dagegen von vielen unterschiedlichen Geschäftspartnern und unstrukturiert im Aufbau ist die Freiformerkennung die bessere Alternative. Darüber hinaus sind auch Mischformen beider Ansätze möglich.

Zustellung und Archivierung

Die Zustellung der Korrespondenz erfolgt meist über die Einbindung der Systeme in Applikationen, wie Dokumentenmanagement- oder E-Mail-Systeme. Werden Sie sich klar darüber, wie die Arbeitsweise Ihrer Anwender ist und versuchen Sie, das System in die bestehenden Strukturen zu integrieren. Dadurch lassen sich kostenintensive Schulungen vermeiden und die Akzeptanz der Anwender steigt.

Definieren Sie die künftige Archivierungsstrategie. Ein Großteil aller Dokumente muss laut der gesetzlichen Bestimmungen nicht in der originalen Papierform aufbewahrt werden, da eine Archivierung des elektronischen Abbilds ausreicht. Abhängig von der Unternehmensstruktur und dem Beleggut kann ein langfristiges Ziel der Abbau des Papierarchivs sein. Auch bei diesem Thema sind gemischte StrategienStrategien möglich. Alles zu Strategien auf CIO.de