Zeitmanagement lernen
10 Tipps, wie Sie im Büro mehr abarbeiten
Christoph Lixenfeld, seit 25 Jahren Journalist und Autor, vorher hat er Publizistik, Romanistik, Politikwissenschaft und Geschichte studiert.
1994 gründete er mit drei Kollegen das Journalistenbüro druckreif in Hamburg, schrieb seitdem für die Süddeutsche Zeitung, den Spiegel, Focus, den Tagesspiegel, das Handelsblatt, die Wirtschaftswoche und viele andere.
Außerdem macht er Hörfunk, vor allem für DeutschlandRadio, und produziert TV-Beiträge, zum Beispiel für die ARD-Magazine Panorama und PlusMinus.
Inhaltlich geht es in seiner Arbeit häufig um die Themen Wirtschaft und IT, aber nicht nur. So beschäftigt er sich seit mehr als 15 Jahren auch mit unseren Sozialsystemen. 2008 erschien im Econ-Verlag sein Buch "Niemand muss ins Heim".
Christoph Lixenfeld schreibt aber nicht nur, sondern er setzt auch journalistische Produkte ganzheitlich um. Im Rahmen einer Kooperation zwischen Süddeutscher Zeitung und Computerwoche produzierte er so komplette Zeitungsbeilagen zu den Themen Internet und Web Economy inklusive Konzept, Themenplan, Autorenbriefing und Redaktion.
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Viele Ratgeberbücher und -seiten im Internet versuchen das Problem mit Technik oder mit irgendwelchen patentierten Methoden anzugehen. Da gibt es die Ziel-Mittel-Analyse, die A-L-P-E-N-Methode, Zeitplan-Tools, Mind-Maps und und und.
Hauptsache Systematik, Hauptsache Listen, Hauptsache irgendein Schema, das man sich einbimsen kann wie dem Schüler die Vokabeln, dann kriegen wir die Sache schon in den Griff. Dabei sind die vielen Listen eher Teil des Problems als Teil der Lösung. Zehn Hinweise, wie Sie ohne Schema F mehr Dinge pro Woche abhaken können.
1. Single-Tasking
Die Idee vom Multitasking war schon immer Blödsinn, das menschliche Gehirn kann sich zu einem Zeitpunkt nur auf eine Sache konzentrieren und nicht auf zwei. Deshalb sollte man das auch gar nicht erst versuchen.
2. Aufgaben beenden
Chaos auf dem Schreibtisch und im Kopf entsteht oft deshalb, weil wir mehrere Dinge angefangen und keins von ihnen beendet haben. Aufgaben, auch wenn es nur kleine sind, erst abzuschließen, bevor wir Neues beginnen, gibt ein gutes Gefühl und sorgt für Ordnung.
- 1. Remember the Milk
Wer überall Zugriff auf seine Aufgaben haben möchte, der findet mit “Remember the Milk” ein umfangreiches und kostenloses Tool, das so viele Integrationsmöglichkeiten bietet wie kaum ein anderes Produkt. Erhältlich für den Browser oder als mobile App für alle wichtigen Smartphone-Plattformen. - 2. Todoist
Mit "Todoist" bietet sich ein einfach gehaltenes und kostenloses Task-Management-Tool an, das sich in vielen Szenarien einsetzen lässt. Besonders praktisch und bei den meisten Konkurrenzprodukten nicht zu finden sind die offiziellen Browser-Plugins für Chrome und Firefox. - 3. Hi Task
“Hi Task” macht einen sehr guten Eindruck und bietet interessante Features wie etwa Projekt- und Team-Verwaltung, Zeiterfassung und Reporting, von denen vor allem Firmen profitieren können. In der Basis-Version ist der Dienst kostenlos erhältlich. Teams ab drei Anwendern müssen ein kostenpflichtiges Abo-Paket abonnieren. Die Preise fangen bei rund 23 US-Dollar im Monat an. - 5. Things
Mit “Things” bietet sich eine erstklassige native Anwendung für Mac OS X an, die in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Usability kaum zu übertreffen ist. Mit einem Preis von knapp 40 Euro ist das Tool eher für anspruchsvolle Anwender konzipiert. - 6. Omnifocus
Ein weiteres professionelles Mac-Tool für die effiziente Aufgabenverwaltung ist “Omnifocus”. Das Programm bietet ein sehr umfangreiches Featureset, ohne dass die Bedienung allzu kompliziert wird. Ob der stolze Preis von über 60 Euro in der Tat gerechtfertigt ist, muss jeder einzelne für sich entscheiden.
3. So wenig Listen wie möglich
Wir kennen die Methode alle: Eine To-do-Liste jagt die nächste, Dinge werden gestrichen, andere wandern von Liste zu Liste zu Liste. Problematisch ist das deshalb, weil die vielen, nie ganz abgearbeiteten Listen uns das Gefühl geben, das nichts voran geht.
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Gegenmaßnahme: Alle Aufgaben, die unter zehn Minuten dauern, sofort erledigen und sie auf gar keine Liste schreiben bzw. wenn sie schon drauf stehen eben schnell erledigen. Sehr gute psychologische Wirkung.
4. Aufgaben ignorieren
Was schon auf fünf Listen stand, ist entweder nicht zu schaffen oder völlig unwichtig. Also streichen durch Delegieren oder Ignorieren. Natürlich kann kein Mensch ein Softwareprojekt im Kopf und ohne Hilfsmittel managen, aber bei vielen einfacheren Dingen im Büro sollte man sich auch auf die natürliche Filterfunktion des Gehirns verlassen. Vieles, was wir vergessen, vergessen wir zu Recht.
5. Prioritätenlisten vereinfachen
Freunde wirkungsstarker Excel-Listen arbeiten gerne vier bis fünf Prio-Stufen. Sie verbringen jeden Tag mindestens eine Stunde damit, diese Listen zu pflegen und einzelne Punkte immer wieder neu einzugruppieren. Damit drücken sie sich wirkungsvoll vor dem Abarbeiten der Dinge ganz oben auf dem Sheet. Was wirklich wichtig ist, wissen wir in der Regel. Auch ohne Liste.
6. Aufwand und Ertrag abwägen
Auch das geht ohne Tool: Soll ich jetzt wirklich noch eine halbe Stunde nach jenem Plugin suchen, das mir der Kollege empfohlen hat? Bringt mir das wirklich was? Oder weiß ich das gar nicht so genau? Solche Fragen kann man getrost aus dem Bauch entscheiden. Wichtig ist nur, sie grunsätzlich stellen und damit immer wieder zu checken, ob wir unsere Zeit mit den richtigen Dingen verbringen.
7. Ablenkungen minimieren
Unerwartete, ungeplante Ablenkungen sind bei der Arbeit am störendsten. Mal schnell die E-Mails checken und natürlich auch mal schnell dem Kollegen antworten, schon ist unsere Konzentration auf den Projektplan, an dem wir gerade arbeiten, beim Teufel.
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Abhilfe: E-Mail-Programm (wenn möglich) ausschalten, Telefone abschalten oder den Anrufbeantworter aktivieren. Aktuelle Aufgabe beenden, dann alles wieder einschalten. Abgesehen von Notärzten kommt es für die Wenigsten von uns bei Anrufen auf jede Minute an.
8. Zeit zum Nachdenken
Wer Mittags das Büro auch mal alleine verlässt, um zu Essen oder was zu erledigen, darf das Mobiltelefon durchaus auf dem Schreibtisch lassen und stattdessen Block und Stift mitnehmen. Beim Mittagessen kann man dann nochmal über Anstehendes Nachdenken und sich Notizen machen.
9. Der Klassiker: NEIN sagen
Weil es die passende Antwort auf ganz viele Fragen ist: "Können Sie heute Nachmittag nochmal kurz die Präsentation dazwischenschieben?" Oder: "Haben Sie Montag vielleicht ein halbe Stunde, um..." Bringt einen alles raus. Konsequent SEINE Sachen abarbeiten und sich nicht von den Prioritäten Anderer rausbringen lassen, erhöht den eigenen Output enorm.
10. Laber-Meetings vermeiden
Effizient sind in der Regel Meetings mit genau einem Thema, das kriegt man sowohl im Hirn als auch in der Präsentation besser sortiert. Meetings im Stehen sind zwangsläufig kürzer, außerdem haben sie den Vorteil, dass dabei niemand unter dem Tisch mit seinem Smartphone oder dem iPad spielen kann.