Projektkommunikation, Zeitvorgaben und Soft Skills

2. Die Projektkommunikation klemmt

Häufig zeigt sich im Projektverlauf, dass die Kommunikation zwischen Projektinitiator und dem ausführenden Projektteam nicht funktioniert. Das beginnt bereits damit, dass die Anforderungen des Managements mangels Rückfragen nicht auf die Umsetzungsebene übersetzt werden können. Mit der Folge, dass sowohl Zeit,- als auch Budgetplanung aus dem Ruder laufen. Ungleich gravierender wird es, wenn Externe ebenso in ein kommunikatives Chaos involviert werden. Sie schmälern damit automatisch ihren Wertbeitrag im Projekt.

Besser, mit dem "gemischten" Projektteam regelmäßige (z.B. wöchentliche) Projektbesprechungen durchführen, deren Ergebnisse dann schriftlich fixiert werden. Oder auch ein stabsähnliches Projektbüro einzurichten, dass alle Unternehmensprojekte lenkt. Damit gelingt es, beispielsweise eigene Eindrücke zum Projektstatus nochmals zu reflektieren und alle eigenen to do‘s ad-hoc präsent zu haben. Kommunikative Reibungsverluste können so weitgehend vermieden werden. Externe Mitarbeiter fühlen sich durch diese Maßnahme besser im Team integriert.

3. Unrealistische Zeitvorgaben

Zeitliche Fehlplanung kommt meist dadurch zustande, weil Projektverantwortliche die zeitlichen Ressourcen der Mitarbeiter falsch einschätzen und planen. Interne Mitarbeiter müssen während des Projektes von anderen, weniger wichtigen Aufgaben entbunden werden. Ansonsten ist ein zeitlicher Verzug sowie erhöhte Kosten vorprogrammiert. Beim Einsatz eines externen Spezialisten sollte ebenfalls sichergestellt werden, dass die Person für den gesamten Projektverlauf zur Verfügung steht. Erneute Suche nach dem richtigen Know-How-Träger verzögert den Projektverlauf und erzeugt unnötige Zusatzkosten.

4. Soft Skills unterbewertet

Es ist hinlänglich bekannt, dass IT-Projekte eher an weichen Faktoren (z.B. der Soft Skills) scheitern. Dennoch wählt die Mehrheit der Projektverantwortlichen sein Team ausschließlich entlang fachlicher Expertise aus. Besser wäre eine höhere Priorisierung der kommunikativen Kompetenz (z.B. Fähigkeit zur Moderation), um den "gelebten" Projektverlauf wirksam zu unterstützten, anstatt nur prozess-konform zu reagieren.

5. Die Rolle des Projektmanagers -mehr Coach als Kontrolleur

Gerade in gemischten Teams ist es wichtig, über einen offenen vorbehaltlosen Austausch zu führen. Das funktioniert nur über eine Projektkultur des Vertrauens. Innerhalb dieser wertorientierten FührungFührung werden Externe ebenso wie interne Mitarbeiter motiviert, kritische Punkte zu adressieren und sie offen anzusprechen. Projektmanager müssen dafür sauber den Projektrahmen definieren und innerhalb dieser Leitplanken genügend Freiraum für die Mitarbeiter lassen, um z.B. auf unvorhersehbare Projektverläufe schnell reagieren zu können. Seine Rolle ist die des Moderators und Mittlers, nicht mehr die des Kontrolleurs. Das Projektteam selbst könnte seinen Projektleiter bestimmen. Alles zu Führung auf CIO.de