Der richtige Dreh

Mentzel kennt den Grund für die Zurückhaltung vieler Unternehmen bei der Organisation ihrer Vertragskultur aus eigener Erfahrung: zwölf Jahre im Vorstand bei Triumph-Adler, dann 13 Jahre im Vorstand bei Reemtsma, jetzt als Berater vieler Unternehmen: "Viele Verträge werden einmal gemacht und dann vergessen. Das ist durch die Bank ein großartiges Versäumnis, besonders im IT-Bereich mit ständig sich verändernden Konditionen." Schlecht ist seiner Meinung nach das Angebot der Softwarehersteller. Mentzel: "Eine echte Marktlücke".

Selbst große Kranken- und Bausparkassen bedienen sich noch des Wiedervorlageordners und Excelsheets. "Bislang waren wir darauf angewiesen, dass aus der IT die Info kam: Wir brauchen dieses oder jenes Tool nicht mehr. Dann haben wir daraufhin in Ordner oder Excel-Datei nachgeschaut, wann etwa der Vertrag ausläuft, da hat man schon manchmal Fristen verpasst, und das kostet", bestätigt Harald Hähnlein, Einkaufsleiter der Bausparkasse Schwäbisch Hall. Seit einem halben Jahr arbeitet die Kasse mit einer Vertragsmanagement-Software, die automatisch drei oder vier Monate vor Vertragsende eine Warnmeldung herausgibt. Sämtliche Kauf-, Leasing-, Miet-, Dienstleistungs- und Outsourcing-Verträge werden zentral erfasst. Per Knopfdruck kann man erfragen, wann welcher Vertrag verlängert oder gekündigt oder welcher Betrag im Folgejahr für eine bestimmte Dienstleistung budgetiert werden muss. Hähnlein: "Wir haben mit dem Hamburger Dienstleister Spider Lifecycle Management System GmbH eine Schnittstelle zu unserem SAP-System und unserem Acid-Management-Tool geschaffen, und jetzt haben wir ein lebendes System und einen guten Überblick über unsere Dauerschuldverhältnisse."

Viele Aktenschränke ersetzen

Auch die Alte Leipziger hat erst vor ein paar Monaten viele ihrer Aktenschränke durch ein entsprechendes Vertragsmanagement-System ersetzt. Prokurist Hartwig Moldenhauer: "Wir werden wohl bereits im ersten Jahr einen sechsstelligen Betrag einsparen." Die diversen Verträge wurden standardisiert und in das System eingepflegt - "das dauerte nur ein paar Monate", so der Manager. "Gleichzeitig haben wir nun auch einen Überblick darüber, wann wir wie viel für welche Dienstleistung bereits bezahlt haben und wann das Budget erschöpft sein wird."

Die IT-Tochter des Schraubenfabrikanten aus Künzelsau lässt inzwischen fast alle Verträge über das neue System laufen. Erstellung, Verwaltung und Pflege werden zentral von der Abteilung "Kontraktmanagement" übernommen. Portolan-Prokurist Pawlak nennt zwei weitere Vorteile des Systems: "Es steigert den Wert des Unternehmens hinsichtlich der Organisation der Verwaltung. Gerade vor dem Hintergrund von Basel II ist das ein geldwerter Vorteil. Außerdem sind Sie im Gespräch mit Kunden absolut aussagefähig, können jederzeit auf die aktuellen Daten zurückgreifen und müssen niemanden ins Aktenarchiv in den Keller schicken."

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www.würth-it.com

www.portolancs.com

www.thequalitygroup.de

www.spiderlcm.de