E-Mail-Sicherheit für den Posteingang

Information Lifecycle Management und hierarchische Speicher

Weiter als das singuläre Backup der Mail-Speicher geht die sachbezogene Speicherung der Mail mit dem zugehörigen Vorgang, Produkt oder Geschäftvorfall. Durch Journalfunktionen, Erstellung von Metadaten und Volltextsuche erfolgt dann ein verknüpfter Zugriff auf die jeweilige "Sache" oder den Vorgang. Dieser wird jedoch kaum durch die Mail alleine beschrieben sein. Ein Angebot kann typischerweise aus einer Mail und einer PDF-Datei, die das Produkt spezifiziert, bestehen. Die Bestellung mag als Kunden-E-Mail, die Rechung wiederum als Ausdruck vorliegen. Um nun aber eine vorfallsbezogene Ablage der Daten zu ermöglichen, müssen die Mail-Systeme mit allen an dem Vorgang beteiligten Systemen verknüpft werden. Hierfür sind Werkzeuge nötig, die mit dem Dokumentenmanagement, dem Content-Management, dem Archivsystem und dem ERP-System kooperieren.

Die Werkzeuge zur Archivierung von Geschäftsvorfällen unterscheiden sich grundlegend von denen, die stupide Kopien von Dateien auf Tapes oder Disks ablegen. Sie segeln unter der Flagge namens HSM (hierarchisches Speicher Management) oder ILM (Information Lifecycle Management) und weisen eine enge Integration mit jenen Systemen auf, für die sie ihre Dienste anbieten. Tools dieser Art interagieren meist direkt mit dem E-Mail-System, dem Dateisystem und mitunter auch Content-Management-Systemen wie dem SharepointSharepoint Portal Server. Durch zentrale oder benutzerdefinierte Regeln erfolgt die Verknüpfung der E-Mails mit den Anhängen, den Dateien im Dateisystem und den Inhalten im Sharepoint Server. Diese Verknüpfung der einzelne Informationsschnipsel bildet den Geschäftsvorgang ab, der dann als eine Einheit (der Vorgang) auf den Archivmedien hinterlegt wird. Alles zu Sharepoint auf CIO.de

In den Quellsystemen (Mail-System, Dateisystem etc) sind bei der vorgangsbezogenen Archivierung nur noch Verknüpfungen zum Archivspeicher vorhanden. Ferner erfolgen eine Trennung des Mail-Headers vom eigentlichen Mail-Inhalt und von den Anhängen sowie die singuläre Speicherung (Single-Instance-Speicherung) bei identischen Anhängen in mehreren Mails. Die Verlagerung der Informationen vom Primärsystem ins Archivsystem kann sowohl manuell durch den Benutzer als auch automatisiert durch vielfältigste Kriterien parametrisiert werden. Darunter fallen beispielsweise das Alter der Informationen, ihre Größe und die Zugriffshäufigkeit. Dazu gehören auch Angaben zur Aufbewahrungsdauer (Retention Period) mit einer automatischen Löschung beim Ablauf der Aufbewahrungsdauer. Zur Gewährleistung der angemessenen oder gesetzeskonformen Speicherung aller vorgangsbezogenen Informationen sind die Archivierungsregeln, -abläufe und -medien entsprechend festzulegen.