ECM: Der Reifegrad entscheidet über den Erfolg

Der Reifegrad entscheidet

Die Bewertung zahlreicher ProjekteProjekte zeigt es: Die reine Nutzung als elektronisches Archiv zum Beispiel im SAP-Umfeld oder als Ablage von Office-Dokumenten bietet keinen wirtschaftlichen Anreiz. Deshalb werden oftmals die rechtlichen Anforderungen als Motivator für ECM-Aktivitäten im Archivumfeld herangezogen. Dies ist zwar für den Start eines ECM-Projekts in Ordnung, führt aber häufig dazu, dass weder das Nutzenpotenzial voll ausgeschöpft, noch die Initiative konsequent bis zu einem hohen Reifegrand umgesetzt wird. Alles zu Projekte auf CIO.de

Mit einem eigenen ECM-Maturity-Modell können sich Unternehmen helfen. Organisationen, die entlang dieses Modells eine tiefe Integration in die Prozesse und die bestehende IT-Landschaft vornehmen, und so auf Basis der technischen Möglichkeiten die medienbruchfreie Übergabe von Informationen innerhalb der Prozesse etablieren sind in der Lage, die Rahmenbedingungen für die effektive Nutzung von ECM-Technologie zu befördern. Eine hochintegrierte, gut strukturierte, modulare Lösung senkt die Prozesskosten und Durchlaufzeiten. Durch die Nutzung von Shared-Services ggf. mit der Einbindung von Dienstleistern für nicht wertschöpfende Tätigkeiten, wie beispielsweise bei Inputmanagement-Prozessen, können weitere Kostenvorteile realisiert werden.

Die klassischen Startpunkte für ECM-Initiativen sind die SAP-Archivierung, die Automatisierung von Rechnungseingangs-Prozessen und das Vertrags-Management. Der wirkliche Mehrwert entsteht jedoch erst bei der Nutzung von Prozessunterstützung mittels Business Process Management-Tools die heute in allen ECM-Standardprodukten enthalten sind. Erst durch einen Postkorb bzw. eine automatisierte Vorgangsbearbeitung werden Prozessdurchlaufzeiten reduziert, nicht durch eine elektronische Bereitstellung von Informationen.

Die Integration weiterer Informationskanäle, wie Mail, Fax oder branchentypische Kommunikationssysteme, erlauben eine vollständige Sicht auf einen Kunden, Vertrag oder ein Produkt. Sobald alle diese Informationen zentral und elektronisch vorliegen, ist die Basis für die Umsetzung eines effizienten Records Managements und damit die Einhaltung von ComplianceCompliance gelegt. Damit erreicht eine Organisation die höchste Reifegrad-Stufe im Rahmen des ECM-Maturity-Modells. Alles zu Compliance auf CIO.de

Die Strategie muss stimmen

Glücklicherweise muss kein Unternehmen und keine Organisation bei Null anfangen, sondern kann auf Basis seiner bestehenden Infrastruktur beginnen und entsprechend seines Geschäftsmodells und seiner akuten Bedürfnisse agieren. Wichtig ist aber die Definition der geeigneten Strategie und der Ableitung und konsequente Umsetzung der Implementierung des Vorhabens.