Eine Frage der Zeit - Auswahl eines ECM-Systems

Die neuen Formen der Aufgabendurchführung verlangen häufig eine Verlagerung von Verantwortlichkeiten. Diese Umstrukturierung von Zuständigkeiten kann aber auch als Chance genutzt werden, von einer unflexiblen Aufbauorganisation in eine flexible Ablauf- oder Matrixorganisation zu wechseln. Bei der Einführung gilt es, die Komplexität für die späteren Anwender und das Projekt-Team gering zu halten. Eine Empfehlung für das Change-Management ist, die ProjekteProjekte in einer der IT-Unterstützung aufgeschlossenen Abteilung zu starten, in der es "richtig brennt", die also eine Software-Lösung für das Dokumenten-Management herbeisehnt. Alles zu Projekte auf CIO.de

Die nach der Einführung erzielten Vorteile können offiziell oder über den "Flurfunk" kommuniziert werden, bis schließlich die anderen Fachabteilungen bei der Projektleitung nach der Lösung fragen. Die teilweise sehr aufwendige Aufgabe der Verantwortlichen, die späteren Anwender vom System zu überzeugen, wird so auf ein Minimum reduziert. Damit muss die Zielstellung sein, schnell eine funktionierende Lösung zu suchen, schon bei der ersten Planung aber das spätere Gesamtbild und die sich mit der Systemeinführung ergebenden Möglichkeiten im Auge zu behalten. Warten ist keine Option, Schnellschüsse führen aber zu unrentablen Investitionen und noch schlimmer zu einer nachhaltigen Ablehnung des Themas durch die Mitarbeiter.

Anforderungsanalyse und SW-Auswahl

Deshalb sollten bei der Software-Auswahl zuerst die Anforderungen erfasst werden. Dabei sind die Grundlage der Analyse die aktuellen und geplanten Aufgabenstellungen, bei denen Dokumente erzeugt, bearbeitet, weitergeleitet oder abgelegt werden. Hierbei darf nicht der Fehler gemacht werden, die bestehenden Abläufe direkt im System abzubilden. Die wesentlichen Vorteile der digitalen Vorgangsbearbeitung können nur ausgeschöpft werden, wenn die notwendigen organisatorischen und prozessbezogenen Änderungen durchgeführt werden. Nicht die bisherige Arbeitsweise, sondern die Ziele der Tätigkeiten sind entscheidend.

Zudem muss die Dimensionierung des ECM-Systems geprüft werden. Weder kleine Insellösungen noch allumfassende Mammutprojekte führen zum Erfolg. Hier heißt es, Einführungsphasen zu planen sowie auch bestimmte Funktionen in bestehenden (auch proprietären) Systemen zu belassen und lediglich über Schnittstellen anzubinden. Zuviel wollen bedeutet meistens, wenig zu erreichen.

Nun gilt es eine auf die Anforderungen passende Lösung zu finden. Der Markt ist von fehlenden Definitionen hinsichtlich der verwendeten Begriffe geprägt. Weder werden für gleiche Funktionalität gleiche Namen vergeben noch bezeichnen gleiche Namen immer den identischen Funktionsumfang. Basis muss auch hier ein an den Einsatzszenarien ausgerichteter Kriterienkatalog sein. Grundlage jeder Systementscheidung und Software-Einführung muss eine klare Anforderungsanalyse sein. Hierfür sind im Unternehmen anhand bestehender Aufgabenstellungen und der damit verbundenen Probleme konkrete Einsatzszenarien zu identifizieren, aus welchen die einzelnen Entscheidungskriterien abgeleitet werden können. Neutrale Verbände und Experten können helfen, das Lösungsspektrum zu erkennen und die Wahl der wirklich benötigten Eigenschaften aus der Masse der bereitgestellten Funktionen zu unterstützen.