Eine Frage der Zeit - Auswahl eines ECM-Systems

Es ist darauf zu achten, dass weder zu wenig noch zu viel Funktionalität implementiert wird. Angeregt durch das Marketing der Anbieter oder Beschreibungen erfolgreicher Projekte kann es zur unreflektierten Aufnahme von Anforderungen kommen, welche nicht nur das Projektbudget belasten, sondern auch die Gesamtkomplexität des Systems unnötig steigern. Daher sollte anhand konkreter Einsatzszenarien eine Ableitung der einzelnen, zur Umsetzung notwendigen Kriterien erfolgen. Des Weiteren sollte es das ECM-System ermöglichen, anhand der Rolle des Anwenders bestimmte Funktionen auszublenden, um eine auf den echten Bedarf angepasste Arbeitsumgebung bereitzustellen.

Die Frage der Ergonomie

Die zentralen Fragestellungen der Ergonomie sind die Benutzung der Funktionen und deren Einbettung in einen Kontext. Der erste Aspekt muss durch gewohnte Arbeitsweisen wie Drag & Drop, Tastatur-Shortcuts oder die Nutzung des Kontextmenüs möglich sein. Der zweite Aspekt bezieht sich auf die Wahl des Clients: Hier bieten viele Systeme neben Desktop- bzw. Fat-Client oder Web-Clients eine Integration in verschiedene Fachanwendungen an, insbesondere Office- und Enterprise-Resource-Planning(ERPERP)-Systeme, sowie das Betriebssystem selbst. Der Vorteil für den Anwender ist, dass er seine gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen muss. Alles zu ERP auf CIO.de

Bei der Verschlagwortung ist darauf zu achten, dass der Anwender nicht überfordert wird. Wesentliche Maßnahmen sind die starke Begrenzung der manuell auszufüllenden Pflichtfelder, die Bereitstellung von Auswahllisten an Stelle von Freitextfeldern sowie Nutzung von automatischer Indexierung (beispielsweise Übername des Betreffs einer E-Mail) soweit dies möglich ist.

Die Frage der Zusammenarbeit mit dem Anbieter

Analog zur Ergonomie der Software muss der Hersteller selbst "ein gutes Gefühl" vermitteln können, was eine fachliche Kompetenz voraussetzt, aber deutlich darüber hinausgeht. Ein wesentlicher Aspekt ist ein Verständnis für die Problembereiche, Restriktionen, Befürchtungen und Erwartungen der Anwendergruppen. Dies ist Grundlage für eine effiziente und angenehme Kommunikation während Auswahl, Einführung und Betrieb.

Bei auftretenden Problemen sind klar definierte und eingehaltene Service Level mit unterschiedlichen Kontaktkanälen und schnellen Reaktionszeiten entscheidend. Für die Administration und das Projekt-Management sollte auf einer klar kommunizierten Release-Politik bestanden werden, um den Aufwand für das Einspielen von Updates oder den Versionswechsel abschätzen zu können sowie eine weit reichende Investitionssicherheit für eigene Anpassungen und Ergänzungen zu erhalten.