Eine Frage der Zeit - Auswahl eines ECM-Systems

Referenzen helfen, die Lösungskompetenz und Leistungsbereitschaft des Anbieters zu beurteilen, sind aber nur ein Aspekt der Untersuchung; auf ein explizites Lastenheft mit anbieterbezogenen, technischen und funktionalen Kriterien sowie auf detaillierte Kosten- und Umsetzungszeitpläne darf nicht verzichtet werden. Von Anfang an müssen eine klare Zieldefinition und ein strukturiertes Projekt-Management vorhanden sein, da sonst die Komplexität des Themas eine Erfolg versprechende Umsetzung zum Glücksspiel macht. Nur der hat eine Chance zu bekommen, was er haben will, der seine Wünsche auch klar formulieren kann.

Die Frage der Technik

Ohne Klärung der technischen Grundlagen ist kein Erfolg versprechender Einsatz möglich. Es muss eine Einbindung des ECM-Systems in die bestehende sowie die geplante Infrastruktur der Informationstechnologie möglich sein, hierzu zählen neben den Schnittstellen zu Fachanwendungen auch die im System verwendeten Komponenten wie Datenbank oder Web Application ServerServer. Des Weiteren sollte das System über eine skalierbare Mehrschichtenarchitektur verfügen, um zukünftige Erweiterungen flexibel realisieren zu können. Alles zu Server auf CIO.de

Die Frage der Administration

Um die Komplexität bei Einrichtung und Betrieb des Systems zu reduzieren, sollte die Administration in verschiedene Teilbereiche getrennt werden können. Zum einen muss eine inhaltliche Trennung nach Administration der Anwendung selbst, Benutzer und Rollen, Dokumententypen, Rechtestrukturen und Workflows möglich sein. Zum anderen sollte eine Aufgabenverteilung in zentrale und dezentrale Aspekte vorgenommen werden. Durch das dezentrale Fachadministrationskonzept können entsprechend berechtige Mitarbeiter der Abteilungen selbst Ablagestrukturen oder Eingabemasken in einem zentral vorgegebenen Rahmen abändern, was die IT-Abteilung entlastet und gleichzeitig die schnellere Anpassung des Systems an die Anforderungen der Benutzer ermöglicht. Bei der Art der Administration sollte darauf geachtet werden, dass ein Großteil der Anpassungen ohne Programmierung vorgenommen werden kann, beispielsweise über grafische Editoren.

Die Frage der Steuerung

Zur Analyse und Überwachung des Systems stellen viele Anbieter bereits umfangreiche Reporting-Werkzeuge zur Verfügung, welche sowohl eine grafische Definition der Abfragen als auch verschiedene Möglichkeiten der grafischen Visualisierung der Ergebnisse ermöglichen. Neben technischen Aspekten (beispielsweise aktive Verbindungen zur Datenbank) können Aspekte der Nutzung (beispielsweise aktive Prozessinstanzen und aktueller Bearbeitungstand) untersucht werden, wobei die Verbesserung der Abläufe, nicht die Überwachung der Anwender das erklärte Ziel ist. Moderne ECM-Systeme erlauben hier neben vergangenheitsbezogenen Auswertungen (ReportingReporting) auch eine Echtzeitbetrachtung, das so genannte Business Activity Monitoring. Alles zu Reporting auf CIO.de

Die Frage der Funktionalität

Das ECM-System muss die als Anforderungen gestellten Aufgaben erfüllen können. Dies klingt einfach, erfordert in der Praxis aber eine differenzierte Betrachtung der Arbeitsweisen. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass unterschiedliche Arten des Zugriffs und der Nutzung von Informationen auf einem einheitlichen Datenbestand abgebildet werden können. Zudem werden die Grenzen zwischen den bisherigen Informationsinseln (beispielsweise Aktenschrank, File-Server und E-Mail-System) aufgehoben, da verschiedene Dokumentenquellen nach einheitlichen Standards integriert werden.