Um neue Versorgungsmöglichkeiten wahrnehmen und sich damit auch eine zusätzliche Einnahmequelle erschließen zu können, sind Betriebsabläufe auf das gestiegene Patientenaufkommen umzustellen. Die zentralen Herausforderungen liegen dabei in der Organisation der Abläufe, der detaillierten Dokumentation des Patientenaufenthaltes und in der Abrechnung der Leistungen. Unterstützen können hier IT-Systeme.

Die Software übernimmt sowohl die grafische Visualisierung der Belegungssituation in Warte- und Sprechzimmern als auch das Patienten- und Aufnahme-Management. Die Folge: Der Patientenfluss lässt sich reibungslos steuern, Wartezeiten werden vermieden. Auch das Personal profitiert: Bei laufendem Betrieb zeigen individuell generierbare ToDo-Listen jederzeit an, welche Tätigkeiten noch auszuführen sind und welcher Patient als nächster zu behandeln ist.

Mit der Aufnahme des Patienten werden die Daten in der Patientenakte abgebildet. Durch die Integration des Ambulanzsystems in das Krankenhaus-Informationssystem stehen dem Arzt alle Informationen aus vorherigen Aufenthalten des Patienten direkt zur Verfügung, was vor allem bei chronisch- und schwerkranken Menschen von großer Bedeutung ist. Damit der Behandlungsprozess reibungslos und zügig verläuft, schickt der Arzt die aus der Untersuchung resultierenden Anforderungen aus dem Ambulanzsystem an das Labor oder einen Funktionsbereich wie beispielsweise die Radiologie. Er erhält eine Bestätigung seiner Anfrage und gegebenenfalls einen Termin für seinen Patienten. Die Ergebnisse aus den Funktionsbereichen stehen zur Verfügung, sobald sie von seinen Kollegen in der Patientenakte dokumentiert wurden.

Sollte ein stationärer Aufenthalt nötig sein, so wird der Fall entsprechend umgewandelt. Das Personal auf der Station hat dann unmittelbar Zugriff auf die Daten und kann notwendige Behandlungen vorbereiten.

Schließlich gibt es neben diesen organisatorischen Tätigkeiten einen zentralen Mechanismus, der ohne eine Software zum Ambulanzmanagement nicht funktionieren würde: das Abrechnungsprozedere. So gelten, je nachdem, ob der Patient privat- oder kassenversichert ist oder ob er aufgrund eines Arbeitsunfalls oder für eine ambulante Operation in die Ambulanz des Krankenhauses gekommen ist, unterschiedliche Abrechnungsbedingungen.