IT-Produktkataloge falsch aufgestellt

Die Herausforderung liegt darin, die Struktur richtig auszutarieren, damit einerseits Synergieeffekte genutzt werden können und die Kosten sinken, andererseits die Anwender den Katalog akzeptieren. Ist das Basisangebot überdimensioniert, werden die Kosten aufgebläht - siehe oben. Ist es hingegen zu klein, bestellen die Geschäftseinheiten zusätzlich individuelle Services außerhalb des Katalogs, was wiederum einen Wildwuchs nach sich zieht.

Katalog sollte auch optionale Module anbieten

Deshalb sollte der Katalog optionale Module anbieten, die Teil des Standards sind. Das gilt besonders für übergreifende Services, die sich nicht an Prozessen orientieren, wie etwa E-Mail. Hier wird zum Beispiel eine gemeinsame Postfachgröße für alle definiert; weitere Optionen sind verfügbar, kosten aber separat.

Diese Struktur schafft Transparenz, auf deren Grundlage die Geschäftsbereiche ihre IT-Kosten besser beeinflussen können. Sie erhalten Alternativen, deren finanziellen Auswirkungen sie erkennen, beispielsweise die unterschiedlichen Kosten eines Servicedesk-Supports bis 18 Uhr oder 22 Uhr. Sie können dann entscheiden, ob der Vorteil die Mehrausgaben wirklich rechtfertigt. Dafür sind wiederum Preismodelle erforderlich, die eine nutzungsabhängige Verrechnung ermöglichen.

Zugleich lassen sich im Zuge der Servicestrukturierung viele Anforderungen der Fachseiten, sie sich im Laufe der Zeit verfestigt haben, auf Sinnhaftigkeit überprüfen und, wo immer möglich, Standards einzuführen. Der Provider kann so Synergien nutzen, seine eigenen Prozesse effizienter organisieren und Leistungen günstiger anbieten. Einigen sich die Fachbereiche beispielsweise auf eine gemeinsame Servicezeit im gesamten Unternehmen, sind Einsparungen bis zu 20 Prozent möglich.

Akzeptanz nur mit Aktualität

Ein Produktkatalog findet auf Dauer nur Akzeptanz, wenn er bezüglich der Serviceangebote, Leistungsschnitte, Preise etc. aktuell bleibt und auch immer wieder neue Technologien integriert - wenn er also lebt. Eine technische Entwicklung der jüngeren Zeit, die die Möglichkeiten von Katalogen deutlich macht, ist das Cloud Computing. Hier ergeben sich mitunter Möglichkeiten zu einer Positionierung des IT Dienstleisters.