Kein Interesse am Output-Management

Der Untersuchung zufolge kennen gerade größere Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern ihr Output-Management nicht. In den meisten Fällen ist die IT- oder Organisationsabteilung für die Umsetzung verantwortlich. Jedoch haben nur etwa 13 Prozent der für die Druckkosten und ihre Budgetierung verantwortlichen Mitarbeiter einen Überblick in diesem Bereich. Fast genauso wenige verfügen über ein flächendeckendes und adäquates Accounting-System zur quantitativen Messung des Druckvolumens.

"Unabhängig davon, ob die Ursache dafür im fehlenden Verständnis für die Nutzung von Dokumenten-Output-Geräten oder in der mangelnden Planung liegt, müssen diese Unternehmen Nachteile in Kauf nehmen", sagt Marika Ellermann, Marketing Managerin von Xerox. Durch ein optimiertes Output-Management ließen sich nicht nur Kosten reduzieren. Auch Workflows könnten entschlackt und sogar die Kundenkommunikation darüber abgewickelt werden.

Outsourcing wird nicht genutzt

Das mögliche Einsparpotenzial beim Output-Management wurde von den meisten Befragten erkannt, so die Studie. Allerdings werden Erfolg versprechende Maßnahmen wie beispielsweise das OutsourcingOutsourcing größtenteils nicht angegangen. Eine Auslagerung des Dokumentendrucks, Postversands und der Archivierung planen nur zwischen zwei bis fünf Prozent der Firmen. Alles zu Outsourcing auf CIO.de

Laut der Befragung liegen die geschäftskritischen Dokumente zu 90,7 Prozent nach wie vor auf Papier vor. Dennoch wirkt sich der steigende Anteil von Online-Dokumenten dämpfend auf die Kosten aus, obwohl bei 60,7 Prozent selbst interne Dokumente, die online vorliegen, ausgedruckt werden.