6. Mangelnde Steuerung der elektronischen Archivierung von Rentenakten kostete Rentenversicherung Millionen

Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) hat Abläufe und Verantwortlichkeiten für die elektronische Archivierung eines Teils ihrer Rentenakten nicht oder zu spät festgelegt. Dies verursachte zusätzliche Ausgaben von 1,7 Millionen Euro im Jahr. Im Einzelnen: Im Oktober 2006 beschloss der Vorstand der Deutschen Rentenversicherung Bund vier Millionen Rentenakten – das entspricht einem Drittel ihres Bestands – elektronisch zu archivieren. Denn das Grundstück, auf dem das sanierungsbedürftige Archivgebäude mit den Akten stand, wollte die DRV Bund anderweitig verwenden.

Die DRV Bund wollte ebenfalls eine elektronische Vorgangsbearbeitung einführen. Diese sollte später auch auf den Rentenbereich ausgedehnt werden. Deshalb musste sie zahlreiche grundsätzliche Entscheidungen treffen, was den Beginn der elektronischen Archivierung der Rentenakten verzögerte. Das hierfür vorgesehene Personal baute sie zwischenzeitlich nahezu vollständig ab. Zu der elektronischen Archivierung kam es deshalb in dem ursprünglich geplanten Maße nicht mehr.

Nicht ausreichend um elektronische Archivierung gekümmert

Die Rentenversicherer mieteten daraufhin im August 2010 ein neues Archivgebäude. Die jährliche Miete für die voraussichtliche zehnjährige Nutzung beläuft sich auf 1,7 Millionen Euro. Der Bundesrechnungshof hat nun beanstandet, dass sich niemand hinreichend um die elektronische Archivierung gekümmert hat. Abläufe und Verantwortlichkeiten hätten sie nicht oder zu spät festgelegt. Bei Verzögerungen wurde nicht wirksam eingegriffen. Hätte man das getan, wäre die Anmietung eines weiteren Gebäudes für die Lagerung der Rentenakten vermeidbar gewesen, so der Bundesrechnungshof.