Öffnen ohne Risiko

Richtig überwachen

Die Überwachung aller E-Mails betrifft immer persönliche Daten. Daher muss sich der Arbeitgeber an das Datenschutzrecht halten. Vor dem Umgang mit persönlichen Daten muss er einen konkreten Zweck festlegen und so wenige Daten wie möglich zu diesem Zweck erheben. Schließlich muss er die Arbeitnehmer vom Umgang mit ihren persönlichen Daten informieren.

Für arbeitsbezogene E-Mails gelten nur die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes. Danach ist die Überwachung arbeitsbezogener E-Mails zulässig, wenn dies für die Erfüllung des Arbeitsvertrages erforderlich ist oder es übergeordnete Interessen des Arbeitgebers rechtfertigen. Der Arbeitgeber kann demnach die Verbindungsdaten arbeitsbezogener E-Mails überwachen. Dazu gehören Angaben über Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit sowie Datenvolumen. Den Inhalt der E-Mails darf er jedoch nur eingeschränkt prüfen; insbesondere dürfen nicht systematisch alle E-Mails eines Arbeitnehmers überwacht werden, um dessen Leistung zu überprüfen. Arbeitsbezogene private E-Mails wie an den Ehegatten, dass man länger arbeiten muss, darf der Arbeitgeber nicht überwachen. Um dadurch nicht an der Überwachung aller arbeitsbezogenen E-Mails gehindert zu sein, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Daten solcher E-Mails aussortiert werden und nach ihrer Erkennung unbeachtet bleiben.

Die Überwachung des Inhalts privater E-Mails ist grundsätzlich verboten. Es dürfen nur Verbindungsdaten erhoben werden, wo es für die Rechnungsstellung, das Aufdecken und Beheben von Fehlfunktionen und rechtswidriger Nutzung sowie für die Erbringung der Telekommunikationsleistung erforderlich ist.

Mitarbeiter muss einwilligen

Eine weitere Erhebung von Daten, insbesondere vom Inhalt der E-Mails, bedarf einer wirksamen Einwilligung des Mitarbeiters. Obwohl die europäische „Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation“ und das Fernmeldegeheimnis dafür sprechen, dass der Arbeitgeber die Einwilligung von Sender und Empfänger einer privaten E-Mail benötigt, reicht Datenschutzbehörden die Einwilligung der Arbeitnehmer für eine angemessene Überwachung privater E-Mails aus.