Öffnen ohne Risiko

E-Mails von Arbeitnehmern zu überwachen stellt für Unternehmen einen juristischen Hindernislauf dar. Das Interesse an einer ordnungsgemäßen Unternehmensführung kollidiert mit der Privatsphäre – und das deutsche Recht bietet keine maßgeschneiderten Lösungen. Die meisten Arbeitgeber erlauben private E-Mails, um ein gutes Betriebsklima zu fördern. Damit überwachen Firmen allerdings unzulässig private Daten, was strafrechtliche Folgen haben kann. Doch das Risiko lässt sich minimieren.

Eine entscheidende Rolle spielt bei der Frage, ob und inwieweit E-Mails überwacht werden dürfen, ob es sich um private oder arbeitsbezogene Mails handelt. Bei arbeitsrelevanten Mails bestehen weiterreichende Überwachungsmöglichkeiten: Je genauer der Arbeitgeber zwischen privat und dienstlich differenziert, desto risikoloser kann er auf dem Grat zwischen Illegalität und optimaler Informationsausbeute wandern. Mit einer automatischen Trennung können Arbeitgeber dienstliche E-Mails überwachen. Sie laufen dann nicht Gefahr, auch auf die Daten von privaten E-Mails zuzugreifen.

Praktische Wege zur klaren Trennung zwischen rein privaten und arbeitsbezogenen E-Mails sehen so aus: Der Arbeitgeber gestattet private E-Mails nur über Web-basierte E-Mail-Dienste und verbietet, das EMail-System des Unternehmens privat zu nutzen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dem Mitarbeiter eine zweite Mail-Adresse für die private Nutzung zuzuweisen. Zum gleichen Ergebnis führt die Erlaubnis privater Nutzung unter der Voraussetzung, dass die Arbeitnehmer einem Überwachungsprogramm zustimmen.

Private Nutzung verbieten

In der Praxis tolerieren die meisten Unternehmen die private Nutzung des unternehmenseigenen E-Mail-Systems. Das führt dazu, dass sie aus Gründen der „betrieblichen Übung“ erlaubt sind. Wer den privaten Gebrauch jedoch verbieten will, sollte die Arbeitnehmer ausdrücklich darüber informieren und alle Verstöße verfolgen. Wenn der Arbeitgeber private E-Mails zulässt, kann er dies widerrufen, falls er sich dieses Recht vorbehalten hatte. Alternativ kann er den Arbeitsvertrag teilweise kündigen, was einen berechtigten Grund voraussetzt. Oder er kündigt eine Betriebsvereinbarung, in der die private Nutzung geregelt wurde.

Die private Nutzung des Mail-Systems ist immer untersagt, wenn sie rechtswidrig ist (etwa pornographische oder rassistische Inhalte) oder wenn sie eindeutig den Interessen des Unternehmens zuwiderläuft. Ebenfalls verboten ist eine Nutzung, durch die der Arbeitnehmer seine vertraglichen Pflichten vernachlässigt. Insbesondere sollten private E-Mails nur außerhalb klar festgelegter Arbeitszeiten geschrieben werden.