PMOs sollen stärker steuern

Betrachtet man einzelne Aspekte von Projektportfolios, zeigen sich auch wieder deutliche Unterschiede zwischen Firmen mit und solchen ohne ein PMO. Wo ein Büro Projekte zentral koordiniert, werden Synergiepotenziale besser ausgeschöpft und die Portfolios eher auf die Firmenziele ausgerichtet. Außerdem beurteilten die Befragten aus diesen Firmen die Ausgewogenheit der Portfolios hinsichtlich Risiken, Nutzen und Kosten besser und waren zufriedener mit der Qualität der Informationen in den Projekt-Portfolios.

Zwei Drittel haben ein PMO

64,7 Prozent der befragten Unternehmen haben mittlerweile eine Instanz, die Projekte und Programme übergreifend koordiniert. Überdurchschnittlich oft gibt es PMOs bei Finanzunternehmen, Energieversorgern und in der Pharma- und Chemiebranche.

Wo es sie gibt, sind die Projektbüros oft nichts Neues mehr. Jedes dritte PMO besteht schon seit mehr als drei Jahren, ein weiteres Drittel seit ein bis drei Jahren. Die längste Erfahrung mit Program Management Offices haben im Durchschnitt Telekommunikationsanbieter und Energieversorger. Die meisten PMOs sind unternehmensweit zuständig, viele sind auch auf der Ebene von Geschäftseinheiten aufgestellt.

PMO soll Standards vorgeben

Allem voran soll das PMO Informationen über die Projektlandschaft liefern. An zweiter Stelle erwarten die Befragten, dass von dort Standards und Methoden vorgegeben werden. Dieser zweite Punkt ist die Anforderung, die die für Projekte und Programme zuständige Instanz am besten erfüllt.

Wo es bereits ein PMO gibt, sehen die Studienautoren eine Rollenverschiebung kommen. Stehen bisher Beratungs- und Unterstützungsfunktion im Vordergrund, erwarten die Befragten zukünftig, dass die Instanz mehr Regulierungsfunktion übernimmt. Die beiden anderen Funktionen wie auch die Koordinationsfunktion der PMOs sehen sie dagegen für die Zukunft als weniger wichtig an. Dagegen würden die Vertreter der Firmen ohne ein PMO von dieser Einrichtung vor allem Beratung erwarten.