Schritte zum neuen ERP

Eigentlich lief die selbstentwickelte Betriebswirtschaftslösung anstandslos. Trotzdem wechselte die United-Domains AG auf Standardsoftware von Sage. Anlass war der erwartete Ansturm auf die neuen Domain-Adressen. Zudem wollte das Registrierungsunternehmen auf internationalem Parkett sicher agieren. Wie gelang es dem IT-Team, den Wechsel zu absolvieren?

Wechseldruck

Die angekündigten neuen Top-Level-Domains (TLDs) lassen eine Vervielfachung der Internet-Adressen und damit der IT-Transaktionen erwarten. Zudem steht in der globalisierten Welt Compliance-Fähigkeit ganz oben auf der Agenda. Nötig war also eine sichere Lösung, die sich den Gesetzes- und Steuervorgaben der unterschiedlichen Länder einfach und praktisch ohne Zutun anpassen ließ.

Internationalität

United-Domains hat einen internationalen Wirkungsbereich: Beim Schreiben von Rechnungen sind alle relevanten gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben der Länder zu beachten - insbesondere das Rechnungswesen der Tochter in Boston. Damit musste das neue betriebswirtschaftliche IT-System die gesetzlichen Anforderungen mehrerer Länder sicher abdecken. Unter Compliance-Gesichtspunkten ist Null-Fehler-Toleranz gefragt. Zwar haben sich viele ERP-Anbieter auf diese Anforderung eingestellt. Empfehlenswert ist jedoch eine Lösung, die Multilegislations- und Währungsfähigkeit für alle Länder in einer einzigen Installation abbildet.

Automatisierung

In den Größenordnungen, wie sie bei United-Domains existieren - pro Tag Tausende von Rechnungen, deren Betrag oft nur bei 15 Euro liegt - hat Handarbeit schon aus Kostengründen ausgedient. Ein Regelwerk steuert den automatisierten Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Abbuchung. Dazwischen liegen viele Wenn-dann-Regeln sowie für säumige Schuldner diverse Mahnstufen, die hintereinander im Rechnungssystem ablaufen.

All das ist in der ERP-Lösung festzuhalten und immer wieder an den Kunden zurückzuspiegeln. Das System soll eines sicher verhindern: dass eine Domain aus Versehen gekündigt wird. Oft hängen an den Internet-Namen Marken- und Patentrechte; entsprechend sorgfältig ist damit umzugehen.

Bidirektionales Interface

Informationstechnisch lautete die Aufgabenstellung für den ERP-Wechsel: Die Eigenentwicklungen von United-Domains, zum Beispiel Debitorenbuchhaltung und Fakturierung, sind durch das Standard-ERP-System Sage ERP X3 zu ersetzen. Zudem ist eine bidirektionale Schnittstelle zwischen dem ERP-System und der Website einzurichten. Über diese soll die Kommunikation zwischen Kunde und Anbieter laufen: Alle Kunden- und Bewegungsdaten aus der Plattform wandern ins Buchhaltungssystem, umgekehrt spiegelt die Finanzlösung alle Rechnungen und Statusinformationen zurück zum Kunden.

Technische Kompetenz

Unter der Prämisse der Vollautomatisierung war die bidirektionale Schnittstelle eine Herausforderung. Je automatisierter, desto komplexer das Regelwerk. Heute werden die auf der Internet-Plattform aufgelaufenen Daten zeitgesteuert mehrmals täglich zum Buchhaltungssystem transportiert, fakturiert und als neue Statusinformationen zurückgemeldet.

Informationsmigration

Die Historie der Zahlen ist die Grundlage für eine Vergleichsbetrachtung. Deshalb war es wichtig, die Zahlen, die im Altsystem gespeichert sind, in die neue Lösung zu überführen. In zwei Jahren sammeln sich bei United-Domains rund sechs Millionen Buchungen an. Mit Hilfe der von Sage bereitgestellten Templates ließ sich die Eins-zu-eins-Datenmigration des Jahres 2010 rasch bewerkstelligen.

Projektführung

Bei United-Domains wird mit ScrumScrum gearbeitet. Da die Planung hier in kleinen Schritten beziehungsweise Paketen erfolgt, war ein hoher Genauigkeitsgrad möglich. Auf diese Weise wurde sofort deutlich, wann sich Probleme anbahnten. Alles zu Scrum auf CIO.de

Lessons learned

Anfangs hatten sowohl United-Domains als auch Sage den Aufwand für die Projektabwicklung unterschätzt. Der Zeitpuffer durch einen frühzeitigen Start half aber, gemeinsam die härteren Nüsse zu knacken, ohne in StressStress zu geraten. Alles zu Stress auf CIO.de

Was das alte ERP-System ganz selbstverständlich konnte, musste dem Standardsystem erst beigebracht werden. Dabei ging es auch um ein ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Know-how.

Das Ziel, möglichst autark vom Lösungsanbieter zu bleiben, wurde erreicht - dank der implizierten Entwicklungsplattform in der ERP-Lösung. Es wurden bereits einige Report-Abfragen ohne externe Unterstützung angefordert.

Silvia Bösemüller ist CFO der United-Domains AG