Die Corona-Krise bringt weltweit den Konsum und die Märkte zum Erliegen. Viele IT-Verantwortliche sind von heute auf morgen gezwungen, ihre Kosten zu senken oder zumindest einen Plan für etwaige Korrekturen vorzulegen. Die Management-Beratung McKinsey gibt Hinweise, wie die IT-Macher dabei vorgehen können.

• CIOs sollten sich einen detaillierten Überblick über alle IT-Kosten verschaffen. Darin sind Betriebs- und Projektkosten, Aufwände für digitale Initiativen sowie auch die Kosten der unvermeidlichen Schatten-ITSchatten-IT zu berechnen - soweit dies möglich ist. Was tragen die jeweiligen Bereiche zu den Gesamtkosten bei? Wie hoch ist der Anteil jener Kosten, die mit dem Geschäftsverlauf mitwachsen oder schrumpfen? Für viele Organisationen ist diese Kalkulation unumgänglich, zumal in den Jahren wirtschaftlicher Stabilität oft wenig darauf geschaut wurde. Alles zu Schatten-IT auf CIO.de

• Auf der Grundlage der IT-Kostenanalyse können CIOs das Einsparpotenzial ermitteln und herausfinden, wie eine Basis-IT-Versorgung aussehen kann, die sich auf ein Minimum an Services und Fähigkeiten beschränkt. Dafür ist es wichtig, die typischen Kostentreiber zu identifizieren und zu hinterfragen. Braucht es in der Krise die Menge an neuen Endgeräten wirklich oder würden weniger ausreichen? Sind all die aufwändig erstellten Reports noch nötig, wenn sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen gedreht haben? Müssen kostspielige Systeme weiterbetrieben werden, wenn nur wenige Nutzer damit arbeiten und der Wert dieser Systeme nie wirklich nachgewiesen wurde?

• Sind die möglichen Effizienzmaßnahmen identifiziert, gilt es, sie zu ordnen und sich für die richtigen Schritte zu entscheiden. Dabei stehen Fragen nach dem Geschäftsbeitrag, der schnellen Durchführbarkeit oder auch der "Reversibilität" im Mittelpunkt: Lässt sich eine Maßnahme im Zweifel wieder rückgängig machen? Anschließend erfolgt die schrittweise Umsetzung, bei der Geschäftsprioritäten und -abhängigkeiten im Auge zu behalten sind.

• Abfolge und Umfang der Maßnahmen sollten immer wieder an die sich ändernden Geschäftsszenarien während des Abschwungs angepasst werden. Steckt das Unternehmen in existenziellen Schwierigkeiten, muss vielleicht das gesamte Spektrum an Kostensenkungsmöglichkeiten auf einmal und parallel umgesetzt werden - mit den erheblichen Nachteilen, die sich daraus ergeben. Ist die geschäftliche Situation weniger kritisch, reichen erst einmal die naheliegenden Schritte aus. Ob tiefer einzugreifen ist, sollte spätestens nach drei Monaten neu bewertet werden.

• Auch Kostensenkungsprogramme kosten Geld. CIOs sollten ermitteln, welche SkillsSkills und Mitarbeiter sie dafür brauchen, wie hoch die neu entstehenden Aufwände sind und wie teuer es ist, die Risiken für die Kundenwahrnehmung und den laufenden Betrieb vorab zu ermitteln und zu mindern. Auch müssen die IT-Kostensenkungspläne mit den übergreifenden Krisenplänen der Unternehmen abgestimmt werden - sowohl im Hinblick auf das Sparziel als auch auf einen weiterhin gesicherten und unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb. Alles zu Skills auf CIO.de

Um diese Optionen effektiv nutzen zu können, sollten CIOs, je nach aktueller Geschäftslage, entscheiden, ob sie sich den Einsatz eines übergreifenden Planungsteams leisten können oder wollen, das insbesondere Experten aus Controlling und Risikomanagement, Einkauf, Architektur-Entwicklung und Infrastruktur umfasst. In enger Zusammenarbeit mit den Geschäftseinheiten könnte ein solches Team die Kostensenkungen organisieren und koordinieren.