Aus dem Kreis solcher Teams können dann wiederum Experten für die Umsetzung abgestellt werden, die nicht nur bei der Planung, sondern auch in der Implementierung der Maßnahmen eine Schlüsselrolle spielen. Dazu müssten die Planungsteams allerdings angemessene Ressourcen und Budgets bekommen, ebenso brauchen sie eine weitgehende geschäftsübergreifende Entscheidungsbefugnis. Unerlässlich ist für diese Profis auch ein kurzer Draht zum Vorstand, um Probleme schnell eskalieren und lösen zu können. Auch muss das Planungsteam die Freiheit haben, IT-Ausgaben zu kontrollieren und einzugrenzen.

Laut McKinsey gelten IT-Kosten zwar als Fixkosten, tatsächlich verfügen die meisten BudgetsBudgets aber über eine "eingebaute Flexibilität", so dass es - bis zu einem bestimmten Level - oft gar nicht so schwierig ist, den Bedarf an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Erfahrungen aus der Vergangenheit hätten gezeigt, dass die IT-Kosten um bis zu 30 Prozent reduziert werden könnten, ohne dass Business- und IT-Leistung in der Substanz gefährdet würden. Manche Einschnitte könnten sofort unternommen werden, andere bedürften Vertragsanpassungen und Veränderungen an den IT-Betriebsmodellen. Alles zu IT-Budget auf CIO.de

IT-Unterstützung flexibel reduzieren

Relativ schnell möglich ist es demnach, das Projektportfolio zurechtzuschneiden, externe Auftragnehmer zu beurlauben, Hardware-Anschaffungen einzufrieren oder das Niveau der Service-Levels zu senken. Etwas anspruchsvoller ist das Stilllegen wenig genutzter Systeme, die Kapazitätsbegrenzung von Entwicklungsumgebungen oder die Reduzierung des Vor-Ort-Supports.

Viele CIOs sind längst dabei, diese und weitere Maßnahmen umzusetzen. Laut McKinsey kommen sie aber erst dann einen entscheidenden Schritt weiter, wenn sie sich mit den Geschäftsbereichen vernetzen, dort die veränderten Bedarfe erheben und verstehen, wo sich die IT-Unterstützung reduzieren lässt. McKinsey berichtet von einem Unternehmen, das seine IT-Kosten innerhalb von sechs Monaten um 20 Prozent gesenkt habe, indem es nur Wartung und Support einschränkte und die Vor-Ort- auf eine Remote-Unterstützung umstellte. Das Projektportfolio sei nicht berührt worden, es hätten auch keine Verträge neu verhandelt werden müssen.

Die Berater empfehlen auch, das Entgegenkommen mancher IT-Anbieter und Dienstleister während der Krise konsequent zu nutzen, Verträge nachzuverhandeln und den eigenen Bedarf gegebenenfalls anzupassen. Auch lohne sich das Vertragsstudium: Einige Lieferantenverträge enthielten Klauseln, die eine schnelle Reduzierung von Dienstleistungen ermöglichten - oft innerhalb von drei bis sechs Monaten. "As-a-Service"-Technologien wie Infrastructure as a Service (IaaS) oder Platform as a Service (PaaS) könnten in ausgewählten Bereichen innerhalb von drei bis sechs Monaten eingerichtet und wirksam werden.