VoIP vom Start weg

Wichtig an der neuen Lösung war eine zentralisierte Kommunikationsstruktur, mit der die einzelnen Mitarbeiter auch an wechselnden Standorten weltweit erreichbar sind: Mit der jetzt gewählten IP-Technologie konnte der Rennstall sein Telefonnetz bis an die Rennstrecke ausweiten und es den Team-Mitgliedern ermöglichen, jederzeit von überall her miteinander in Kontakt zu treten.

Telefonieren an der Rennstrecke

Über ein Portal ("MyPhone") kann jeder Mitarbeiter individuell festlegen, wo, wie und ob er einen Anruf annehmen möchte. Besonders wenn es um die Klärung wichtiger Probleme oder um die interne Abstimmung am Rennwochenende geht, kann es sich Lotus Racing nicht leisten, erst den Aufenthaltsort eines Mitarbeiters ausfindig machen zu müssen, um anrufen zu können.

Nebenstellen und zusätzliche Leitungen lassen sich per Mausklick einrichten und freischalten. Dadurch entsteht ein hochkommunikatives und sicheres Netzwerk, das hinsichtlich Umfang und Performance beliebig erweiterbar ist. "Änderungen können wir selbst vor Ort vornehmen. Früher wäre das undenkbar gewesen", sagt Bill Peters, CIO von Lotus Racing. Die Überwachung der Anlage gestaltet sich ähnlich simpel wie bei jeder anderen Server-Applikation auch. Und automatische Backups, die die TK-Anlage jede Nacht selbst durchführt, gewährleisten, dass das System im Schadensfall innerhalb weniger Minuten wieder funktionstüchtig ist.

Nach der Implementierung der Telefonanlage führen die Lotus-Mitarbeiter nun einen Großteil ihrer Telefonate kostenfrei über das firmeninterne VoIP-Netz. Allein dadurch lassen sich die Kosten für jene Gespräche senken, die sonst via Mobiltelefon getätigt und weltweite Roaming-Kosten verursachen würden. Heute greift ein Mitarbeiter an der Rennstrecke zu seinem Soft-Phone anstatt sein Handy zu benutzen. Im Rahmen der Anrufverwaltung vom Desktop aus, sind Konferenzschaltungen per Mausklick machbar.

Sprachnachrichten und Faxe stehen im Posteingang zum Abruf bereit. "Dadurch hat sich die Kommunikation im Team erheblich verbessert", beobachtet Peters. Ob ein Kollege an seinem Schreibtisch sitzt oder ob ein anderer an der Rennstrecke unterwegs ist, zeigt das System mittels Icon an - ein für die Praxis sehr sinnvolles Feature: das Anrufen abwesender Mitarbeiter lässt sich dadurch ebenso leicht vermeiden wie unnötige Weiterleitungen.