Raus mit den Auditoren

Tipp 2: Betreibe keine Inventurpolitik

„Es hat überhaupt keinen Sinn, zum Zeitpunkt x den Bestand zu messen und in zwei Jahren dann wieder anzufangen“, erklärt Peter Müller. Leider ist genau dies jedoch eine gängige Praxis, die von außen getriggert wird: Irgendwann in grauer Vorzeit hat im Einkauf jemand die Klausel „Im Übrigen gelten die Lizenzbedingungen des Herstellers“ unterschrieben. Daraufhin kündigt sich dieser zum Audit in vier Wochen an, und dann wird hektisch inventarisiert, meist mit Excel. „Software kriegen Sie aber mit einer Zettelwirtschaft nicht verwaltet“, warnt Schwarze. „Viel besser wäre es, hier alle sechs Elemente eines Lizenz-Managements zu nutzen, von kaufmännischen und technischen Datenbanken bis hin zu Personen, die Lizenzstrategien entwickeln“, ergänzt Kollege Peter Müller.

Tipp 3: Führe nichts im Big-Bang-Verfahren ein

Lizenz-Management ist zu komplex, um von heute auf morgen eine firmenweite Lösung anzuordnen. Schon zwischen den Abteilungen kommt es dabei zum Krieg. Die kaufmännische Datenbank läuft in aller Regel nicht mit der technischen zusammen. „Wenn „IBMIBM inkl. Software, 89000 Euro“ auf der Rechnung steht, dann verbuchen die Kaufleute das in ihrer Anlagendatenbank unter Hardware“, erzählt Schwarze. Alles zu IBM auf CIO.de

Sie davon abzubringen kostet Überzeugungsarbeit. „Ob die Software tatsächlich genutzt wird, interessiert ja auch nur die IT“, sagt Müller. Noch schwieriger wird es, Lizenzen über Landesgrenzen hinweg einheitlich zu managen. „Es ist auch nicht sinnvoll, auf einen Schlag Transparenz über alle Landesgesellschaften haben zu wollen“, meint Müller, der auf unterschiedliche Gesetze und Lieferbedingungen in verschiedenen Staaten hinweist: „Sie können die Lizenzen ohnehin nicht beliebig hin- und herschieben.“

Dies hat leider auch die Deutsche Post erfahren müssen. Nach dem Microsoft-Audit war klar, dass die Hälfte der überzähligen Lizenzen veraltet und somit nicht mehr zu nutzen war. Die andere Hälfte konnte an anderen Stellen im Konzern untergebracht werden. In einem wachsenden Unternehmen sei das aus Anwendersicht überhaupt kein Problem, sagt Beyer: „Mit 500000 Mitarbeitern sind wir ein großer Markt für uns selber“. Bei den Anbietern wird es hingegen gar nicht so gerne gesehen, wenn Lizenzen hin- und hergeschoben werden, vor allem, wenn sie in andere Länder wandern, für die man sich eigentlich andere Preismodelle überlegt hatte. Fast alle Hersteller versuchen deshalb, in die Verträge zu schreiben, dass sie einem Weiterverkauf zustimmen müssen oder wenigstens darüber informiert werden wollen. Die irische Rechtslage möchte man der deutschen dabei gern vorziehen. Der Bundesgerichtshof hat dazu jedoch im Juli 2000 ein eindeutiges Urteil gefällt. Hintergrund der Auseinandersetzung war damals der Verkauf von OEM-Versionen eines Microsoft-Betriebssystems ohne PC an Endverbraucher. Der Verkäufer hatte die Software von einem Zwischenhändler erworben und war daraufhin von Microsoft verklagt worden. Der Bundesgerichtshof wies die Klage jedoch ab.

Das Problem mit dem Verkauf ungenutzter Software trifft vor allem Unternehmen, die schrumpfen. In guten Zeiten mit reichlich Rabatten in die Überlizenzierung gelockt, plagen sie sich jetzt mit „Shelf-Ware“ herum, also mit Programmen, die ungenutzt in Regalen herumliegt. Es entsteht jedoch langsam ein Markt, der diese Lizenzen wieder verwertbar macht. „SAP und Microsoft schießen aus allen Rohren, um das zu verhindern“, erzählt Axel Susen, einer der ersten Gebrauchtsoftware-Händler hier zu Lande. „Es ist in Deutschland einfacher, einen Mitarbeiter rauszukegeln, als eine Lizenz loszuwerden“, resümiert er. Eine Übersicht über die verschiedenen Lizenzmodelle der Hersteller beziehungsweise über deren Methoden, Weiterverkauf zu verhindern, hat Susen unter www.cio.de zusammengestellt.