7 Stolperfallen bei Transition und Transformation

Stolperstein 2: Die Projektleitung ist überfordert

Die Grundkonstellation im Übergangsprojekt besteht aus der problematischsten aller Beziehungen, dem Dreiecksverhältnis: den verantwortlichen Projektleitern bei dem bisherigen Dienstleister, dem Kunden und dem neuen Provider. Jeder hat spezifische Aufgaben und muss seinen Teil zum Gesamtergebnis beitragen.

Eine zentrale Rolle spielt der Projektleiter des künftigen Providers. Weist ausgerechnet diese Funktion Schwächen auf - etwa mangelnde Erfahrung, inhaltliche Unkenntnis oder unzureichende Projektmanagement-Skills - ist das besonders problematisch.

Ausgerechnet auf dieser Position findet oft während der Übergangsphase eine Fluktuation statt, denn manche Dienstleister schicken ihre besten Projektleiter gern von einem Kunden zum nächsten. Diese sind ist dann in der Angebots- und Anfangsphase dabei - nicht zuletzt, weil ihre Arbeitgeber beim Kunden einen guten Eindruck erwecken möchten - und werden dann ins nächste Akquise-Projekt delegiert. Nicht selten ist der neue Projektleiter weniger erfahren, vielfach wird er erst durch ein "Training on the Job" in dieser Position ausgebildet. Das führt zwangsläufig zu einem Bruch im Projektmanagement.

Empfehlenswert ist es deshalb, schon während der Ausschreibung mit dem neuen Provider zu vereinbaren, dass der Projektleiter mindestens bis zum Ende der Transformation-Phase zur Verfügung steht, gegebenenfalls sogar noch etwas länger, um einen stabilen Betrieb zu sichern. Der Kunde sollte sich vertraglich das Recht ausbedingen, auf einem Austausch des Projektleiters zu bestehen, sollte dieser sich als ungeeignet erweisen.

Die Steuerung des alten Dienstleisters kann entweder der Kunde oder der neue Provider übernehmen. Die beste Lösung sollte sorgfältig abgewogen und die Entscheidung abhängig von den Ressourcen, den Skills, aber auch dem manchmal delikaten Verhältnis zwischen den Parteien getroffen werden.