Outsourcing
7 Stolperfallen bei Transition und Transformation
Partner IT Sourcing Advisory bei PwC Deutschland.
Stolperstein 1: Die Projektmethodik ist mangelhaft
Foto: PwC
Immer wieder stößt man auf Fälle, in denen der Projektplan, die Projektorganisation und die Vorgehensweise nicht detailliert genug vorbereitet wurden oder gar mangelhaft sind. Dafür gibt es mannigfaltige Gründe.
Häufig bestehen Unklarheiten über den aktuellen und den angestrebten Betriebszustand. Manche Dienstleisterteams sind schlicht überfordert, ein Projekt im Detail zu managen. Viele Zeitpläne erweisen sich als zu ambitioniert. Oft ist das Projektdesign nicht genau genug auf den Kunden zugeschnitten, weil der Provider einfach seine Standard-Vorgehensweise aufgepfropft hat. Und nicht zuletzt fehlen oft auf beiden Seiten die grundlegenden Projektmanagement-Skills.
Der Kunde sollte bereits zu Beginn einen klaren Projektauftrag erteilen und eine professionelle Projektorganisation sicherstellen. Wenn im eigenen Haus oder beim Provider die Kompetenzen nicht ausreichen, zahlt sich hier eine externe Unterstützung aus. Die zentralen klassischen Projektmanagement-Skills - wie Risikomanagement, Planung und ReportingReporting - müssen im Team vertreten sein, im Zweifel per Training oder Zukauf erworben werden. Das Design der Transformation sollten Kunden und Dienstleister möglichst im Dialog erstellen - also keine Standardvorlagen verwenden - und gemeinsam verabschieden. Alles zu Reporting auf CIO.de
Ein professionelles, auf die jeweiligen Zielgruppen abgestelltes Change Management, das Change-Konzept, Kommunikationsplan, Maßnahmenkatalog etc. beinhaltet, sollte dafür sorgen, dass die Veränderungen, denen die Kundenmitarbeiter durch die neue Sourcing-Beziehung ausgesetzt sind, in die gewünschte Richtung gelenkt werden. Gerade bei Second-Generation-Outsourcing-Projekten kommt es nicht nur auf den Austausch zwischen Dienstleister und interner Steuerungseinheit an: Genauso wichtig ist die Kommunikation mit der Business-Seite, damit die Erwartungen der Anwender angepasst und der neue Dienstleister nicht von vornherein "schlecht geredet" wird.
Darüber hinaus sollte der Kunde eine eigene Projekt-Governance aufbauen um bei Bedarf schnell nachsteuern zu können. Vertragliche Rücktrittsrechte, geknüpft an vorher festgelegte Meilensteine, geben ihm zudem die Option, die Reißleine zu ziehen, wenn sich festgefahrene Situationen abzeichnen.