ERP in Zeiten der Digitalisierung

Erfolg und Misserfolg hängen oft maßgeblich daran, wie gut oder schlecht die ERP-Applikationen funktionieren. Schließlich bilden sie die Schaltzentrale für fast alle Kernfunktionen rund um Finanzverwaltung, Kunden-Management, Produktionsplanung, Logistik sowie die Verwaltung und Steuerung sämtlicher wichtiger Ress­ourcen im Unternehmen. Läuft dieser Softwaremotor nicht rund, gerät auch der Geschäftsbetrieb schnell ins Stocken.

Gerade in großen Konzernen sind Heerscharen von Controllern, Account-Managern und Analysten damit beschäftigt, Klarheit in allen finanziellen Dingen des Unternehmens zu schaffen - um Investoren zufriedenzustellen, Steuern und Abgaben pünktlich und richtig zu begleichen und überhaupt alle finanziellen Reglements und Aufgaben zu erfüllen.

Das ist allerdings kein Selbstläufer und macht oft Schwierigkeiten. Grund sind veraltete Systeme, die mit ungenauen Daten arbeiten und entsprechend unsaubere Reports produzieren. Dabei wäre genau das die Kernaufgabe eines gut funktionierenden ERP-Systems. Denn auch wenn sich immer noch viele Entscheider auf ihr Bauchgefühl verlassen, wirklich fundierte Entscheidungen lassen sich nur auf Basis korrekter Finanzdaten treffen. Was also erwarten die Finanz-Manager von ihren Systemen?

Flexibilität: ERP-Applikationen müssen beispielsweise mit der wachsenden Komplexität innerhalb der Firmenstrukturen mithalten können. Gerade im Zuge von Akquisitionen beziehungsweise Veränderungen im Geschäftsmodell kann es passieren, dass ein älteres ERP-System mit einem Mal nicht mehr zur veränderten Si­tuation des Unternehmens passt.

"Der frühere Ansatz in Sachen ERPERP sah so aus, dass man feste Prozesse in Unternehmen in Software gepresst hat", erläutert Keith Mattioli, Analyst von KPMG. Das habe über viele Jahre hinweg funktioniert. Doch nun verändere sich die Welt. Diese fest im ERP zementierten Prozesse funktionierten nicht mehr ohne zusätzliche ergänzende Prozesse, die darum herumgestrickt werden müssten. Alles zu ERP auf CIO.de

Korrektheit: Obwohl die Unternehmen jedes Jahr viel Geld in ERP- und andere Business-Software stecken, werden etliche - auch unternehmenskritische - Finanz­angelegenheiten immer noch mit Excel-Sheets erledigt. Makros und Tabellen laufen in aller Regel unter dem Radar der IT-Abteilungen. Entsprechend fehlt das eigentlich notwendige Qualitäts-Management. Das kann zu gewaltigen Problemen führen. Finanzexperten von F1F9 wollen herausgefunden haben, dass neun von zehn Excel-Tabellen Fehler beinhalten - auch in großen Unternehmen, die es eigentlich besser wissen müssten.

Erst 2014 hatte "The Telegraph" berichtet, dass Milliarden-verluste der Investment-Bank JP Morgan in erster Linie auf fehlerhafte Excel-Tabellen zurückzuführen seien. Viele Finanzchefs hätten mittlerweile erkannt, dass ihre aktuellen Prozesse und Tabellen nicht so recht zu den Anforderungen moderner Finanzsysteme passten, sagt Mattioli: "Manuelle Prozesse stellen auch immer ein Risiko für die eigene Finanz-Compliance dar."

Orientierung: Von einem Chief Financial Officer (CFO) und seiner Abteilung wird erwartet, dass sie Budgets genau planen, neue Geschäftschancen identifizieren und exakte Berichte abliefern. Das alles basiert auf korrekten Daten sowie deren solider Verarbeitung und Analyse. So weit die Theorie. In der Praxis stammen die Daten der Finanzabteilungen meist aus den unterschiedlichsten Quellen und variieren daher in den Erhebungsgrundsätzen wie auch in der Qualität. Neue ERP-Systeme können dabei behilflich sein, die Qualität der für die Analysen herangezogenen Daten zu ver­bessern. Das schafft eine solide Ausgangsbasis für Auswertungen und damit die Entscheidungsfindung. Und davon hängt letztlich das Schicksal eines jeden Unternehmens ab.