Manager müssen Offline-Zeiten einplanen

Die Wissenschaftler fürchten darüber hinaus, dass die elektronische Kommunikation oft schuld an einer Hektik ist, aus der heraus Manager dann unverhältnismäßig reagieren. Wird Sonntagabend per E-Mail ein Meeting für Montagfrüh anberaumt oder nach nur einer Stunde nachgefragt, warum eine E-Mail noch nicht beantwortet wurde, stört das nicht nur die Work-Life-Balance der Betroffenen sondern nimmt ihnen auch jede Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben zu fokussieren. Wer sich verpflichtet fühlt, neue E-Mails sofort zu lesen und zu bearbeiten, wird ständig bei dem unterbrochen, was er eigentlich gerade tut. Konzentrieren Manager sich zu stark auf all die elektronischen Nachrichten, fällt es schwer, den Blick für das Ganze zu bewahren.

E-Mails mit mehr Substanz nutzen

Wer die Kontrolle über die elektronischen Kommunikationskanäle bereits verloren hat, kann sie zurückgewinnen. Um zu ermitteln, wie fremdbestimmt man bereits über E-Mail und Co. kommuniziert, sollte man einmal nachzählen, wie viele E-Mails und SMS man innerhalb einer Woche erhält und wie viele dieser Nachrichten eine Reaktion erfordern. Dann überprüft man im Postausgang, wie viele der versendeten Nachrichten man selbst initiiert hat und bei wie vielen man nur reagiert hat. Einer der beiden Autoren hat diesen Test in der Neujahrswoche durchgeführt und dabei ausgerechnet, dass er etwa die Hälfte seiner Arbeitszeit damit verbracht hat, E-Mails zu bearbeiten. Die Autoren geben die folgenden Tipps, um elektronische Kommunikationskanäle zukünftig mit mehr Substanz und selbstbestimmter zu nutzen:

1. Volumen reduzieren: Je mehr Menschen man zum Beispiel in einen E-Mail-Verteiler aufnimmt, mit umso mehr Antworten muss man dann auch rechnen. Deshalb sollte man Nachrichten immer erst dann verschicken, wenn man wirklich etwas zu sagen hat und die Adressaten kennt.

2. E-Mail-Tools nutzen: E-Mail-Programme bieten nützliche Features wie Filter und das Aufstellen von Regeln an, um das hohe Informationsaufkommen zu organisieren. Automatisierte Nachrichten wie der Abwesenheitsassistent helfen dabei, andere zügig und ohne Mehraufwand zu informieren.

3. Offline-Zeiten einplanen: Um nicht zu sehr an die Inbox gebunden zu sein, sollte man regelmäßig auch Offline-Zeiten einplanen. Dannah Boyd von MicrosoftMicrosoft legt beispielsweise regelmäßig ein zweiwöchiges E-Mail-Sabbatical ein, so die Autoren. Wem das zu weit geht, der könnte zum Beispiel regelmäßig mehrstündige Offline-Zeiten in seinem Kalender einplanen. Damit in dieser Zeit niemand vergeblich auf eine Antwort wartet, kann man das Kontakten in einer Abwesenheitsmeldung mitteilen und dort ankündigen, dass sich die Antwort verzögert. Alles zu Microsoft auf CIO.de