Analysten-Kolumne
Röntgen-Check für IT-Großprojekte
Dirk Möbus ist Principal bei Roland Berger und verantwortlich für die Practice Group Information Management. Er berät Kunden aus unterschiedlichen Branchen zu den Themen IT-Strategie, IT-Transformation, IT-Post Merger Integration sowie der Steuerung komplexer Umsetzungsprojekte mit dem Schwerpunkt auf digitalen Technologien. Er ist Absolvent der Frankfurt School of Finance and Management und hat in früheren beruflichen Stationen unter anderem für die Commerzbank, CSC sowie die Thales-Gruppe gearbeitet.
2. Projektplanung: Abhängigkeiten aufdecken
Defizite in der Planung ergeben sich oft aus nicht klar geregelten Verantwortlichkeiten und Deadlines, unzureichend festgelegten Anforderungen und falschen Aufwandsschätzungen sowie einem unkoordiniertem Change Management. Die Planung einschließlich Zeitleiste, Ressourceneinsatz, Budgetumfang und Meilensteinen muss daher an aktuelle und zukünftige Rahmenbedingungen angepasst werden. Dazu ist es nötig, Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitspaketen sowie den kritischen Pfad aufzudecken und Alternativen zu erarbeiten, um auf eventuelle Änderungen flexibel reagieren zu können.
3. Projektorganisation: Rollen eindeutig festlegen
In der Projektorganisation ergeben sich Schwächen häufig durch unklare Rollendefinitionen und mangelnder Qualifikation der Mitarbeiter. Unerlässlich ist deshalb eine Analyse der aktuellen Projektorganisation im Hinblick auf Aufgaben- und Verantwortlichkeitsbeschreibungen, die Koordination von Teilprojekten, ReportingReporting und Eskalationspfade sowie die tatsächlichen Fähigkeiten der Projektmitarbeiter. Alles zu Reporting auf CIO.de
4. Projektstatus: Permanentes Projekt-Controlling
Große Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zielerreichung im Projektverlauf, Terminüberschreitungen sowie eine unzureichende Quantifizierung von Projektergebnissen (z.B. Nutzen einer Prozessveränderung für den Fachbereich) kennzeichnen viele große Projekte. Hierzu ist die Schaffung von Transparenz über die kritischen offenen Punkte, die tatsächliche Meilensteinerreichung, Analysen zu Meilensteinanpassungen und -abweichungen im Zeitverlauf sowie eine Einschätzung des eigentlichen Wertbeitrags des Projekts vorzunehmen.
5. Projektsteuerung: X-Ray vergleicht Methoden und Prozesse
Intransparenz und Fehler im Reporting erschweren eine effiziente Projektsteuerung. Oft werden Werkzeuge wie Planungstools und standardisierte Berichtsvorlagen zur einheitlichen Aggregation von Projektstatusinformationen nicht konsequent genutzt. Der X-Ray vergleicht die eingesetzten Methoden und Prozesse, mit denen die Anforderungen, Entwicklungsstandards mit Qualitätsprüfpunkten, sowie Tests und Abnahmeverfahren bewertet werden, mit gängigen aktuellen Alternativen ab.
6. Projekt an betriebliche Prozesse und Strukturen anbinden
Nach dem Abschluss muss das Projekt in bestehende Change- und Problem-Management-Prozesse eingegliedert werden. Diese Aspekte werden zuvor meist nur unzureichend berücksichtigt. Eine rechtzeitige Analyse und Definition von Schnittstellen und Abhängigkeiten erleichtert später den Start des Projekts.