Tools für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

Fabasoft Cloud

Die Fabasoft Cloud (vormals Folio Cloud) bietet ein vollwertiges Dokumentenmanagement und ermöglicht eine strukturierte Zusammenarbeit über Teamrooms. Für die Zusammenarbeit können Sie einen Tearoom eröffnen. Dazu laden Sie zuerst alle Unterlagen in den Tearoom. Im zweiten Schritt legen sie die Teamroom-Mitglieder fest. Die Kontaktdaten können Sie entweder manuell eingeben oder aus Ihrem Outlook-Adressbuch ziehen.

Bei der Einrichtung bestimmen Sie, wer den Teamroom betreten darf und legen fest, ob ein Kontakt nur Leserechte für die Dokumente hat oder sie auch bearbeiten darf. Zuletzt verschicken Sie Einladungen an die Tearoom-Mitlgieder, so dass die effiziente Zusammenarbeit starten kann. Um ihr Projekt respektive den Tearoom auch optisch zu kennzeichnen, können Sie statt des Fabasoft-Logos ein kleines Logo oben links in den Tearoom importieren.

Um den Workflow zu organisieren, lassen sich über das Workflow-Feature Arbeitsschritte definieren und entsprechende Aktivitäten zuteilen. Dazu können Sie Ihre komplette Ablage von Ihrem PC oder Mac in einem Schritt in einen Teamroom importieren. Der Datentransfer erfolgt verschlüsselt und nur berechtigte Personen bekommen Zugriff auf die Dokumente. Über ein Browser-Plugin integriert Fabasoft Cloud MicrosoftMicrosoft Office, AppleApple iWork und OpenOffice.org. Damit können Sie Dokumente direkt in der Cloud erstellen oder mit einem Doppelklick öffnen und bearbeiten. Mit der Kalenderfunktion lassen sich Termine und drohende Deadlines direkt in der Cloud managen. Es steht eine Monats-, eine Wochen- und eine Tagesansicht zur Verfügung. Jeder Termin verlangt einen Betreff, einen Start- und Endzeitpunkt und eventuell einen Ort und eine Beschreibung. Alles zu Apple auf CIO.de Alles zu Microsoft auf CIO.de

Für die Zusammenarbeit gibt es den Newsfeed. Hier können Sie wie Sie es von FacebookFacebook gewohnt sind, Nachrichten ans Team senden, Dateien anhängen, Kommentare zu anderen Postings abgeben oder ein Posting mit "like" kennzeichnen. Die Rechte für das soziale Netzwerk werden übrigens getrennt vergeben von den Lese- und Schreibrechten für die Dokumente im Tearoom. Alles zu Facebook auf CIO.de

Apps für Fabsoft Cloud

Falls die Funktionen in der Fabasoft Cloud nicht ausreichen, können Sie weitere Apps integrieren: Über die Cloud App "Anrufen mit Skype" zum Beipsiel besteht die Möglichkeit, alle Projektbeteiligten direkt zu kontaktieren - per Videotelefonie, Instant Messaging oder Konferenzgespräch. Mit der App "Transmittal Management" übermitteln Sie Dokumente gebündelt an Ihre Geschäftspartner, ohne dass Ihnen dabei die Beschränkung Ihres Postfachs den Tag verdirbt. Die Cloud App "Vertragsmanager" unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Verträge und aller Termine, die sich aus den Verträgen ergeben. Mit der Cloud App "CRMCRM" können sich Vertriebsteams gemeinsam um ihre Kunden kümmern. Alles zu CRM auf CIO.de

Fabasoft Cloud ermöglicht Ihnen den Zugang zur Cloud über Smartphones und Tablets. Der Service ist in den Versionen leggero und medio erhältlich.