Tools für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

Salesforce Chatter

Spannend ist ein Konzept namens Salesforce 1. Der Cloud-Anbieter für CRM-Software hat eine App-Plattform etabliert, mit deren Hilfe Marketing, Service und Vertrieb enger verzahnt arbeiten können. Je nach Anforderungen an die Zusammenarbeit gibt es verschiedene Apps für Collaboration. Eine davon ist Chatter. Chatter ist wie Facebook aufgebaut, ermöglicht zugleich aber auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Updates und Neuigkeiten werden sofort und automatisch in den Feedstrom eingeblendet. Sie sehen, welcher Kollege gerade online ist und können projektbezogen den aktuellen Stand besprechen.

Dabei sind Unterhaltungen unter vier Augen genauso möglich wie die Kommunikation mit dem gesamten Team. Chatter hilft dabei, Projekte innerhalb des Vertriebs zu stemmen oder Marketingunterlagen zwischen der Marketingabteilung und dem Vertrieb abzustimmen. So besteht zum Beispiel die Möglichkeit, einen Projektplan oder eine Firmenpräsentation zu speichern, so dass alle Teammitglieder, die an der Geschichte arbeiten, Zugriff haben. Ferner können Sie in den Cloud-Service auch externe Marketing-Agenturen oder Kunden einbinden. Die Cloud-Lösung erlaubt den Zugriff auf alle Daten vom PC aus über den Browser aus oder vom Smartphone und Talbet aus über eine App.

Automatische Versionen-Verwaltung

Über Chatter können Sie einen Dialog starten und Dateien kommentieren. Änderungen an einem Dokument kann jedes (berechtige) Team-Mitglied machen. Chatter übernimmt automatisch die Versionierung. Zudem besteht die Möglichkeit, Dateien zu abonnieren, um so über Änderungen informiert zu werden. Das System erlaubt es, mehrere Dateien gleichzeitig hochladen und vor dem Herunterladen eine Dateivorschau anzuzeigen. Eine intelligente Suche listet die Ergebnisse nach Stichworten, häufig genutzte Objekte werden weiter vorn in der Ergebnisliste angezeigt.

Weiteres Plus von Chatter: Das System macht Ihnen aufgrund Ihres Profils und Ihrer Projekte Vorschläge, mit welchen Kollegen Sie sich vernetzten könnten und welche interessanten Dokumente online gestellt wurden, die auch für Ihre Arbeit von Wert sein dürften.

Die Chatter-Funktionen sind in jeder Salesforce.com-Anwendung direkt integriert. Die kostenlose Basis-Version Chatter Free bietet jedoch nur eingeschränkte Funktionen. Mehr Funktionen, darunter einen Kalender, Dashboards oder Aufgaben und Aktivitäten gibt es nur in der Chatter Plus Version.

Fazit

Keine Frage - ein Dokumentenmanagement, das um eine Kommunikatiosnplattform bereichert wurde, vereinfacht die Zusammenarbeit in einem Team beträchtlich. Während die Funktionen eines klassischen Dokumentenmanagementsystems mit Versionierung und verschiedenen Zugriffsrechten bei allen Collaboration Tools schon gut entwickelt sind, sind Videokonferenzen oder Blog-Funktionen häufig noch Mangelware.

Falls das System diese Funktionen noch nicht mitbringt, bieten sich Systeme an, die die Integration von Apps erlauben. Damit lassen sich diese Lücken schließen.