Tools für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

Bitrix24

Bitrix24 listet Aufgaben, speichert Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem und bietet ausgereifte Social Mediadienste. Der Activity Stream, der bei Facebook der Timeline entspräche, zeigt alle internen und externen Daten in Echtzeit und gebündelt an einer Stelle an: So können Sie sämtliche Änderungen auf dem Portal nachverfolgen, egal ob es sich dabei um eine neue Aufgabe in der Arbeitsgruppe oder einen neuen Beitrag im Blog handelt.

Über die Social-Media-Funktionen können Sie direkt auf Beiträge antworten oder sie mit "gefällt mir" markieren. Ähnlich wie bei WhatsApp haben Sie die Möglichkeit, auch Bilder oder ein Dokument anzuhängen. Das kann insofern vorteilhaft sein, als dass man später nachverfolgen kann, zu welchem Zeitpunkt welcher Dokumentenstand besprochen und welche Änderungen eingefügt wurden. Die Chats können übrigens nur mit bestimmten Teilnehmern der Projektgruppe oder mit allen Teammitgliedern geführt werden.

Eine nette Idee sind die "Auszeichnungsschilder." Kollegen können sich damit beieinander bedanken und der Vorgesetzte kann mit diesen Schildern jemanden beehren, der besonders gute Arbeit geleistet hat. Die erteilten Auszeichnungsschilder werden im Activity Stream sowie im Mitarbeiterprofil angezeigt und sollen der Motivation dienen.

Weiteres Plus: Ihr Bitrix24-Profil lässt mit öffentlichen Social Media Plattformen wie TwitterTwitter oder Facebook kurzschließen. So können Sie sich in Bitrix24 von diesen Accounts aus anmelden oder Twitter-Nachrichten mit dem Hashtag #b24 direkt im Actvity Stream veröffentlichen. Alles zu Twitter auf CIO.de

Eigene Dateien und Dateien für alle

Jeder Mitarbeiter hat in seinem Nutzerprofil den Ordner "Dateien". Hier lassen sich persönliche Dateien speichern - Kollegen haben keinen Zugriff. Über "Ordner freigeben" bekommen andere Team-Mitglieder ebenfalls Zugriff. Mit der Änderungshistory kann man nachverfolgen, wer und wann welches Dokument geändert hat. Bei Bedarf kann man so auch die vorherige Version wiederherstellen.

Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt direkt im Activity Stream, wo Sie Kommentare schreiben, neue Dokumentversionen anhängen, Feedback dazu erhalten und alle vorgenommenen Änderungen in Echtzeit sehen können. Wenn Sie ein Dokument anhängen und es an Ihre Kollegen senden, können Sie diesen erlauben, das Dokument auch gleich zu bearbeiten.

Nachdem Sie und Ihre Kollegen alle Änderungen am Dokument vorgenommen haben werden, können Sie es in der Dokumentenbibliothek Ihres Intranets speichern, auf Ihren lokalen Computer herunterladen oder im Activity Stream hängen lassen. Bitrix24 arbeitet mit Google Docs und MS Office zusammen, so können Sie Dokumente in Form von Texten, Tabellen oder Präsentation direkt in Ihrem Intranet erstellen. Um alte Projektstände oder spezielle Infos zu einem Stichwort zu finden, gibt es eine intelligente Suche. Sie durchforstet neben dem Dokumentnemangementsystem auch den Activity Stream.

Bitrix24 ist als Cloud-Service oder als lokale Serverinstallation erhältlich. Zudem haben Sie über die kostenlose Android und iOS-App vom Smartphone oder Tablet aus Zugriff auf Ihr Social Intranet und alle gemeinsamen ProjekteProjekte. Bitrix24 gibt es als Free, Standard und Professional Edition. Alles zu Projekte auf CIO.de