AIIM-Studie
Information Management ist Unternehmen egal
Als Unternehmen ausschließlich mit Papierdokumenten arbeiteten, gab es für deren Archivierung und Vernichtung, die nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgte - festgelegte Regeln. Das war einmal. Bei der elektronischen Dokumentenspeicherung regiert dagegen in vielen Unternehmen das Chaos.
Management ignoriert Risiken bei ECM
- AIIM Information Governance Risiken
Eine schlechte Information-Governance treibt die Kosten für die Datenspeicherung in die Höhe und führt zu Datenverlusten. - AIIM Information Governance Policies
In Unternehmen gibt es zwar Policies für das Information- und das Records-Management, doch diese laufen vielfach isoliert und nicht integriert. - AIIM Information Governance ECM-Systeme
Die drei wichtigsten Elemente beim Information-Management sind die Speicherung, der vertrauenswürdige Zugriff und der Schutz von Daten. - AIIM Information Governance Elemente
40 Prozent der Unternehmen sehen in der Implementierung einer ECM-Lösung die wichtigste Voraussetzung für ein gutes Information Management.
Knapp ein Drittel des Top-Managements ignoriert die Risiko, die daraus entstehen. So können unzureichende Konzepte beim Enterprise Content Management (ECM) und bei der Archivierung geschäftlich relevanter Daten und Dokumente zu Problemen mit Regulierungsbehörden, Auditoren und nicht zuletzt zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen. 14 Prozent nehmen dafür sogar Geldstrafen und ein schlechtes Image in Kauf.
Das ist ein Kernergebnis der Studie "Information Governance - records, risks and retention in the litigation age", die der IT-Fachanwender-Verband AIIM unter knapp 550 seiner Mitglieder durchführte. Hinzu kommt, dass Firmen ihre Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit elektronischen Dokumenten unzureichend oder gar nicht ausbilden.
31 Prozent der Befragten teilten mit, dass ihr Betrieb keine entsprechende Schulung anbietet und bei nur 16 Prozent gibt es regelmäßige Weiterbildungen. Laut Studienautor Doug Miles, Leiter der Market-Intelligence-Abteilung beim AIIM, verhindert dies eine angemessene und effektive Speicherung geschäftlicher Daten und Dokumente im Rahmen einer Information-Governance.