5 Essentials für das IT-Lizenzmanagement

Fünf Bausteine für ein erfolgreiches IT-Lizenzmanagement

Ad-hoc getriebene Einzelaktivitäten, die in vielen Unternehmen nach wie vor auf der Tagesordnung stehen, führen zu keinem dauerhaft erfolgreichen IT-Lizenzmanagement. Vor allem weil viele unterschiedliche Unternehmensbereiche tangiert werden, sollte stattdessen eine unternehmensweite Lösung auf Basis eines kontinuierlichen Ansatzes angestrebt werden. Dafür sind fünf Bausteine wesentlich:

• 1. Zentralisierte Organisation

  Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse für Handhabung und Verwaltung der IT-Lizenzverträge sollten klar definiert und zentral in der Organisation verankert werden. Zudem müssen Abstimmungsgremien alle relevanten Stakeholder einbeziehen. Die dadurch erwirkte stringente Durchführung des IT-Lizenzmanagements hilft, den Kommunikations-, Entscheidungs- und Koordinationsaufwand erheblich zu reduzieren.

• 2. IT-Asset-Management

  Konsistente und transparente IT-Lizenzinformationen sind für alle Bereiche des Lizenzmanagements notwendig. Eine zentrale Lizenzdatenbank mit aktuellen Informationen über Hardware, Software, Hersteller, Lizenzmodelle, Nutzer und Kosten bildet dafür die Grundlage. Erst durch vollständige Erfassung und kontinuierliche Aktualisierung dieser Informationen lassen sich Lizenzmodelle optimieren sowie ungenutzte Lizenzen weitergeben oder veräußern. Zusätzlich kann konsolidierte Verhandlungsmacht gegenüber dem jeweiligen Anbieter aufgebaut werden. Auch reduziert sich das Risiko der Unterlizenzierung bzw. daraus resultierender Vertragsstrafen.

• 3. Demand Management

  Um den Bedarf an IT-Lizenzen optimieren zu können, ist die Implementierung einer dedizierten Demand-Management-Funktion von Nöten – sie ermöglicht die klare Spezifikation lizenzbezogener Anforderungen und die Optimierung des Lizenzbedarfs. Zur geschäftsoptimierten Bestellung von IT-Lizenzen sollten vor allem in solchen Fällen verursachungsgerechte Abrechnungsmechanismen implementiert werden, bei denen die Lizenznutzung mit relativ hohen Kosten verbunden ist und zwischen einzelnen Abrechnungseinheiten stark divergiert.

• 4. Realisierung von Kostenreduktionen

  Zur Entlastung des IT-Budgets sind - neben der Optimierung des Bedarfs - ungenutzte Lizenzen abzustoßen, die nun aufgrund ausreichender Transparenz identifizierbar sind. Weitere Kostenreduktionen lassen sich durch die Standardisierung des Software-Portfolios und Bündelung von Lizenzen bei der Verhandlung mit Anbietern erzielen.

• 5. IT-Lizenz-Compliance

  Um den unangenehmen Folgen von Rechtsverstößen kontinuierlich entgegenzuwirken, sind Vertragskonditionen zu identifizieren und regelmäßig zu überprüfen. Nur auf diese Weise kann eine rechtkonforme Lizenznutzung auf Dauer sichergestellt und empfindlichen Konsequenzen für den Geschäftsablauf vorgebeugt werden.