Im Juli 2023 führte das Projektteam einen breit angelegten Probe-Go-Live durch. Burkhardt: "Da haben wir alles komplett einmal durchgespielt, von der Datenmigration bis zur Nutzung der neuen Funktionalitäten." Das gab dem Team Gelegenheit, Fehler zu entdecken und auszubessern.

Anfang Oktober migrierte Bachmann vier Gesellschaften von Navision auf Microsoft Dynamics. Das waren die Central Services des Hauptsitzes sowie Vertriebsgesellschaften in Deutschland, Frankreich und Großbritannien. Anschließend folgte eine sogenannte Hypercare-Phase bis Ende November. "Die Umstellung verlief fast geräuschlos und wir hatten nur einen Tag Downtime. Klar gab es danach noch ein paar Kleinigkeiten und die Lernkurve für die Nutzer geht noch weiter, aber es war mir wichtig, dass das Projekt abgeschlossen wird, damit das Team im Dezember und Januar durchatmen konnte," so Burkhardt.

Das Ziel lautet, bis Ende 2026 an allen Bachmann-Standorten Dynamics auszurollen. Im Laufe des Projektes waren insgesamt bis zu 50 Menschen an dem Projekt beteiligt. Im Schnitt kam etwa ein Drittel davon vom externen Dienstleister.

Expertise schaffen

"Am Anfang des Projekts wussten wir noch gar nicht, welche Skills wir eigentlich brauchen," berichtet Burkhardt. Dieses fehlende Know-how sei ein Risiko für den Erfolg des Projekts gewesen. Also begann die Bachmann-IT 2023, ein ERP-Team mit D365-Wissen aufzubauen.

Inzwischen umfasst das Team sechs Kolleginnen und Kollegen. "Diese Einheit soll über die Rollout-Phase hinaus bestehen bleiben und wachsen, da ich es für wichtig halte, viele Dinge intern abwickeln zu können," so der IT-Chef. Das umfasse etwa Release-, Test- und Anwendungs-Management sowie Weiterentwicklungen und Optimierungen. Zudem fungierten die Experten dort als Übersetzer für alle ERP-Themen zwischen IT und Business, da sie sowohl das System als auch die Prozesse kennen.

Bachmann will laut Burkhardt bei kommenden Feature-Rollouts nicht ständig auf fremde Hilfe angewiesen sein. Statt komplette ProjekteProjekte auszulagern, soll externe Expertise zunehmend in Form von punktueller Expertenberatung genutzt werden. Alles zu Projekte auf CIO.de

Das Business abholen

Bei agilen Methoden werden die Anwender bereits von Anfang an stark in das Projekt miteinbezogen. Es gab Product Owner aus jedem Fachbereich, die von Fachexperten aus ihren Teams unterstützt wurden. Burkhardt: "Diese tauschten sich eng mit der IT aus, etwa darüber, ob Prozesse von Microsoft übernommen werden können, oder ob sie angepasst werden müssen." Scrum-Master begleiteten die Teams dabei methodisch.