5. Durchführung des Benchmarks

Der folgende Abschnitt zeigt einen typischen Projektablauf, der sich in der Praxis bewährt hat und dem nahezu alle Benchmarker prinzipiell folgen.

5.1 Festlegen der Spielregeln

Haben sich beide Parteien auf einen Benchmarker geeinigt, gilt es, wenn noch nicht geschehen, die Spielregeln des Benchmarks festzulegen. Gute Benchmarkklauseln sollten die Spielregeln bereits weitestgehend definiert haben, ansonsten muss dies vor dem Projektstart erfolgen. Dazu gehören:

• Die Festlegung der Projektorganisation und der Rollen: Es hat sich bewährt, einen Lenkungsausschuss mit Entscheidern des Kunden, des Dienstleisters und des Benchmarks zu bilden, der den Projektfortschritt überwacht, Konflikte löst und das Ergebnis überwacht. Jede der Parteien sollte auch einen Projektleiter bestellen, der die Aktivitäten der eigenen Organisation koordiniert. Des Weiteren werden Kunde und Dienstleister Personen benennen, welche die für den Benchmark benötigten Informationen sammeln.

• Eine Regelung zur Projektkommunikation: Es ist zu definieren, wer wann mit wem welche Informationen austauschen darf, wer darüber informiert wird und wie die Kommunikation dokumentiert wird.

• Ein Beschluss, wie final das Benchmarkingergebnis aus den ermittelten Werten der Vergleichsdaten berechnet wird

• Regelungen für den Konfliktfall: Nicht immer werden sich die Parteien über alle Themen einig sein. Um den Fortgang des Benchmarks sicherzustellen, sollte ein geeigneter Prozess zur Lösung von Streitfällen definiert werden.

• Weitere Festlegungen wie der Umgang mit Währungsumrechnungen, Stichtagen der Datenerfassung oder nicht in ausreichendem Umfang vorhandenen Vergleichsdaten