Ein Benchmark sollte auch erwogen werden, wenn der Dienstleister Preissenkungen bei Verzicht auf die Ausübung der Benchmarkklausel anbietet. Das kann ein Indiz dafür sein, dass eventuell größere Einsparungen möglich sind.

Letztendlich bedarf es immer der sorgfältigen Abwägung der Situation, ob ein Benchmark sinnvoll ist oder nicht. Wie gesagt, einen zwingenden Business Case gibt es nicht. Jedoch kann die Beseitigung einer Unsicherheit über das aktuelle Preis-Leistungs-Verhältnis die Partner zukünftig auf das Wesentliche fokussieren lassen. Auch stoppt ein Benchmark zeitweise die internen Diskussionen über die Preise der Dienstleistung.

3.2 Festlegen des Leistungsinhalts des Benchmarks

Haben Sie sich mit dem Dienstleister prinzipiell auf die Durchführung eines Benchmarks verständigt, muss festgelegt werden, welche Fragestellung der Benchmark beantworten soll. Dazu gehört, welche Leistungselemente in den Benchmark integriert werden. Hier ist zunächst wieder die Benchmarkklausel im Vertrag zu konsultieren, ob sie bereits zum aktuellen Zeitpunkt Vorschriften macht oder einen Gestaltungsspielraum zulässt.

Legen Sie fest, welche Leistungen untersucht werden und in welchen Regionen exakt. Legen Sie auch fest, ob die vertraglich vereinbarte Leistung Grundlage des Vergleichs ist oder ob eine abweichende erbrachte Leistung oder eine zukünftige Leistung Gegenstand der Untersuchung sein soll. Seien Sie aber vorsichtig bei der Untersuchung der aktuellen, aber nicht vertraglich fixierten Leistung. Benötigen Sie beispielsweise ein höheres Service Level als das vertraglich vereinbarte, dann gehört der Wert in den Vertrag. Nur wenn ein Wert vertraglich vereinbart ist, garantiert der Dienstleister dafür. Ist der Wert ohne vertragliche Vereinbarung höher, kann das Zufall sein und rechtfertigt keinen höheren Preis.

Um den Umfang des Benchmarks präzise darzustellen, kann es auch sinnvoll sein, zusätzlich zu beschreiben, was explizit von der Analyse ausgeschlossen werden soll. Dokumentieren Sie dann die Gründe, warum Sie den Ausschluss vornehmen. Das kann beispielsweise ein geringes Volumen eines Service sein, bei dem der Aufwand der Analyse in keinem Verhältnis zum Umsatz steht.