Benchmarker können nicht alle Bedingungen erfüllen

Häufig werden Ihnen Dienstleister bereits vordefinierte Benchmarkklauseln vorschlagen. Prüfen Sie die Klauseln sorgfältig, ob sie nicht eventuell einseitig formuliert sind.

Die häufigste Hürde für erfolgreiche Vertragsbenchmarks sind allerdings Bedingungen, die von den Benchmarkern nur schwer erfüllbar sind. Im Folgenden sollen dafür einige Beispiele genannt und diskutiert werden. Die Beispiele sind rein fiktiv konstruiert, um die Problematik zu veranschaulichen. Sie basieren aber auf Erfahrungen einer Vielzahl von studierten Benchmarkklauseln:

• Zu starke Einschränkung der Vergleichsgruppe: "Die Vergleichsgruppe sollte mindestens sechs Unternehmen aus Deutschland mit einer vergleichbaren Anzahl von Arbeitsplatzgeräten (ca. 100.000) und der Branche Telekommunikation umfassen." Kein Benchmarker kann diese Klausel erfüllen, da es schlichtweg außer der Telekom kein weiteres Unternehmen in Deutschland gibt, welches diese Bedingungen erfüllen könnte.

  In diesem Fall müsste, wenn der Branchenbezug wichtig ist, die Klausel auf andere Länder ausgeweitet werden, oder wenn der Bezug auf Deutschland wichtig ist, müssten andere Branchen für den Vergleich zugelassen werden.

• Berechnung des Benchmarkwertes: "Der Benchmark berechnet sich aus den Vergleichswerten des 1. Quartils, welches mindestens fünf Verträge mit einer vergleichbaren Gesamtleistung nicht älter als 18 Monate umfassen muss. Dabei wird der niedrigste und der höchste Preis gestrichen und von den restlichen Werten das arithmetische Mittel gebildet."

  Die Herausforderung dieser Klausel ist die notwendige Anzahl von Vergleichsunternehmen mit einer vergleichbaren Gesamtleistung. Um das 1. Quartil mit mindestens fünf Vergleichswerten zu bilden, muss die Vergleichsgruppe aus mindestens 20 Werten gebildet werden. Spricht man dann noch von vergleichbaren Gesamtleistungen, bedeutet dies, dass die Verträge über alle Leistungsbereiche (Arbeitsplatzsysteme, Netze, Rechenzentrum, Anwendungen etc.) annähernd gleiche Mengen und Serviceinhalte vorweisen müssen. Diese Bedingungen kann kein Benchmark vollständig und ohne Kompromisse erfüllen.

Aufgrund ihrer Unerfüllbarkeit würden beide Klauseln in der Praxis zu einer Abänderung der Regeln führen. Je nach Zustand der Beziehung kann eine solche Änderung im Vorfeld oder während eines Benchmarks zu Konflikten führen, die am Ende die Akzeptanz des Benchmarks gefährden.