5.2 Datensammlung

Nach der Klärung aller Formalien kann der Benchmark dann mit der Aufnahme der zu untersuchenden Leistungen beginnen. Es gilt, alle Leistungen und Rahmenbedingungen sauber zu erfassen und zu dokumentieren. Dazu gehören die Beschreibungen der Leistungen, Service Levels, Mengen, Standorte, Regionen, technologischen Rahmenbedingungen, aber auch alle vertraglichen Rahmenparameter, welche den Preis der Leistung beeinflussen. Dies können beispielsweise Vertragslaufzeiten, Vertragsstrafen, besondere Lieferbedingungen für übernommene Assets oder Personal sein.

Wichtig ist, dass Kunde und Dienstleister genügend Raum gegeben wird, alle für sie wichtigen und relevanten Punkte zu adressieren. Sieht der Fragebogen des Benchmarkers den einen oder anderen Punkt nicht vor, so sollte er gesondert erfasst werden, damit er bei der Auswertung Berücksichtigung findet. Am Ende der Datensammlung sollten alle Parteien die gesammelten Daten als final und vollständig bestätigen.

5.3 Normalisierung und Auswahl der Vergleichsgruppe

Jeder Vertrag ist prinzipiell einzigartig und somit ist ein direkter Vergleich ohne Anpassungen der Leistungen oder Bedingungen so gut wie ausgeschlossen. Das Verfahren der Anpassung wird Normalisierung genannt. Je nach Benchmarkanbieter erfolgt die Normalisierung gegen ein Referenzmodell oder gegen die einzelnen Vergleichsunternehmen. Deshalb gibt es auch Unterschiede, ob zuerst die Vergleichsgruppe ausgewählt wird oder zuerst normalisiert wird. Prinzipiell führen beide Wege zum Ergebnis.

Wichtig ist, dass alle Unterschiede zwischen den Vergleichsunternehmen und dem zu untersuchenden Vertrag herausgearbeitet und monetär bewertet werden. Die Ansätze und Annahmen zur Normalisierung sollten detailliert den Parteien erläutert werden, damit diese die Ansätze nachvollziehen, bewerten und abnehmen können. Mittels der Normalisierungswerte werden die Preise der Vergleichsgruppe angepasst, um den korrekten Benchmarkpreis passend zum untersuchten Leistungsumfang zu ermitteln.