Microsoft-Vertrag entbindet Behörden nicht von Ausschreibungspflicht

Feil hat deshalb einige Eckpunkte zusammengestellt, die bei einer Ausschreibung beachtet werden sollten:

Keine Fehler am Anfang

"Da die Vergabeverfahren stark von den rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt ist, ist eine frühe Beteiligung der Vergabejuristen zu empfehlen", sagt Feil. Die gemeinsame Entwicklung in der Anfangsphase hilft, grundsätzliche oder strategische Fehler zu vermeiden. Zu klären ist zum Beispiel, ob eine EU-weite Ausschreibung notwendig ist, welche Verdingungsordnung einschlägig und welche Form der Vergabe die richtige ist.

Details klären

Die meisten Schwierigkeiten treten nach den Erfahrungen der Praxis bei der Leistungsbeschreibung auf. Häufig sind Detail-Fragen zu klären. Es bedarf vieler Gespräche, um eine transparente Leistungsbeschreibung zu erstellen, die einen fairen Wettbewerb ermöglicht.

Genaue Leistungsbeschreibung

In der herkömmlichen Leistungsbeschreibung werden häufig standardisierte oder handelsübliche Leistungsgegenstände wie zum Beispiel Computer-Bildschirme beschrieben. "Solche konventionellen Beschreibungen sollten allerdings nicht unterschätzt werden", warnt Feil. Wer beispielsweise einen eigentlich banalen Beschaffungsvorgang vorbereiten will, wird merken, wie viele Detailfragen hinsichtlich der technischen Ausstattung geklärt werden müssen. PC ist nicht gleich PC, vor allem dann, wenn die Produktneutralität der Leistungsbeschreibung einzuhalten ist.

Check-Liste für Bieter

Es ist laut dem Anwalt immer wieder zu beobachten, dass viele Bieter gerade mit den formalen Voraussetzungen und Anforderungen des Vergabeverfahrens nicht vertraut sind. Hilfreich ist es bei der Ausschreibung deshalb eine Art Check-Liste für die Bieter zu erstellen, um ein Ausscheiden interessanter Firmen allein wegen formaler Gründe zu vermeiden.