Es gehe um deutlich mehr als Dokumentenverwaltung, beschreibt der Einkauf spezialisierte Berater Inverto. Der Dienstleister sieht eine große Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit in Unternehmen: Die ordentlich an einer zentralen Stelle abgehefteten Verträge sind oft noch ein Wunschtraum. Häufig werden Beschaffungsverträge noch von Hand bearbeitet, sie liegen entweder in Papier- oder in elektronischer Form vor. Manche Vertragsvereinbarung wird gar mündlich am Telefon oder per E-Mail geschlossen. Eine elektronische Erfassung der Verträge einschließlich der dazugehörigen juristisch relevanten Korrespondenz findet nicht statt.

Vier Monate Arbeit bedeutete das Projekt für Tchibo. In einer Vertragsinventur erfasste der Konzern zunächst die an verschiedenen Stellen im Unternehmen vorhandenen Dokumente und schuf so den organisatorischen Rahmen für die Einführung des Vertragsmanagements bis hin zum ReportingReporting. Alles zu Reporting auf CIO.de

Über auslaufende Verträge frühzeitig informiert

Inzwischen genügen einige Mausklicks, um aktuell über alle juristisch relevanten Informationen im Einkauf, die Einkaufsvolumina oder weitere Controlling-Daten zu verfügen. Der indirekte Einkauf von Tchibo hat damit die Möglichkeit, Reports zu erstellen beziehungsweise online auf laufende Verträge und Vertragskonditionen zuzugreifen. Auch über auslaufende Verträge informiert das System die Einkäufer. So können sie rechtzeitig Ausschreibungen und Verhandlungen vorbereiten.

Der Hamburger Konzern Tchibo gehört zu hundert Prozent der Maxingvest AG, vormals Tchibo Holding AG. Für das Geschäftsjahr 2008 weist Tchibo einen Umsatz von 3,6 Milliarden Euro aus, die Zahl der Mitarbeiter liegt bei mehr als 12000.