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Netzwerker 1: Audi AG – Vorreiter beim rechtssicheren, elektronischen Rechnungsaustausch mit Händlern und Lieferanten

Bereits vor mehr als drei Jahren entschied sich der Autobauer Audi, die teure und aufwändige Rechnungsabwicklung mit Lieferanten und Händlern per Briefweg aufzugeben. Alleine die kreditorische Bearbeitung einer eingehenden Rechnung, also die Datenerfassung und Rechnungsprüfung, kostete das Unternehmen rund vier Euro. Deshalb führten die Ingolstädter ein elektronisches Verfahren ein. Die Umstellung erfolgte in zwei Schritten: Zunächst löste der Autoproduzent den aufwändigeren papierbasierten Rechnungseingang ab, dann folgte die Digitalisierung der Rechnungen sowie Gut- und Lastschriften.

Seit 2004 empfängt Audi sämtliche Rechnungen von inländischen Lieferanten mit jährlich mehr als 100 Belegen elektronisch: Wer keine klassischen EDI-Mechanismen nutzen möchte, kann einfach Druckdatenströme (wie etwa als PDF) über Standard-Internetprotokolle an den Dienstleitungspartner First Businesspost senden, der diese Druckdatenströme interpretiert und ein strukturiertes Zielformat erzeugt. Zuletzt werden die Daten mit einer qualifizierten Signatur versehen und im tif-Format archiviert. Derzeit wickeln über 420 Lieferanten ein jährliches Belegvolumen von etwa 125 000 Rechnungen ab. Die Einsparungen sind erheblich: Geht man von Kosten von vier Euro pro Rechnung aus, lassen sich die Prozesskosten bei elektronischer Abwicklung deutlich reduzieren. Zudem steigen Transparenz und Nachvollziehbarkeit – und die Rechnungen lassen sich erheblich schneller bearbeiten.

Der zweite Schritt bestand für Audi darin, auch eigene Rechnungen sowie Gut- und Lastschriften digital zu versenden. Seit Januar diesen Jahres erhalten die Geschäftspartner, wie Händler, eine Benachrichtigung per E-Mail mit Link auf ein Rechnungsportal. Hier arbeitet Audi mit einem Integrationsspezialisten zusammen. Die Firma Indatex übernimmt das pdf-Rechnungsdokument von Audi, versieht es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und archiviert es für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist. Die meisten Nutzer der Audi-Lösung haben erkannt, dass sie pdf-Dokumente in ihren internen Workflow einbauen können und somit nun keinen Medienbruch mehr haben.

Mit dieser Lösung, die die Eingangs- wie Ausgangsseite der Rechnungsabwicklung adressiert, ist Audi nach Ansicht der Jury Vorreiter. Neben den Sicherheitsbedenken stand bisher auch die Unsicherheit bezüglich der Anforderungen des Gesetzgebers einer Verbreitung elektronischer Rechnungen im Weg. Umso bemerkenswerter ist, dass Audi bereits im Jahr 2004 diesen Schritt wagte, als erstmals auch elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug akzeptiert wurden. Um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts, also die Fälschungssicherheit zu gewährleisten, ist für elektronische Rechnungsdokumente eine qualifizierte digitale Signatur vorgeschrieben. Außerdem sind das Umsatzsteuergesetz, die Abgabenordnung, die Grundsätze ordnungsgemäßer DVgestützer Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten.

Die zuständige Finanzbehörde bestätigte nach einem verbindlichen Auskunftsersuchen die Rechtsauffassung des Automobilbauers – Audi bekam damit gewissermaßen das Siegel für Rechtssicherheit.