Die besten Tipps fürs neue Outlook

Signaturen, Synchronisierung und Kalender

Signaturen am Ende einer E-Mail enthalten üblicherweise Informationen zum Absender. Wie fast alle modernen E-Mail-Clients gestattet auch Outlook, solche Signaturen manuell oder automatisch an ausgehende Nachrichten anzufügen. Ihre Erstellung ist etwas versteckt im Dialog "Outlook-Einstellungen" untergebracht, hier können Sie beliebig viele Signaturen einrichten. Die manuelle Zuweisung erfolgt in einer E-Mail über das Einblendmenü der Schaltfläche "Signaturen" im Register "Nachrichten" des Menübandes. Es geht aber auch automatisch. Klicken Sie im Dialog "Signaturen" auf "Standardsignaturen …". In diesem Fenster können Sie Ihre Standardsignatur angeben. Bei mehreren Konten können Sie jedem Konto eine eigene Signatur zuweisen.

Kalender

Wenn Sie den Kalender von Outlook nutzen, werden Sie merken, dass keine Feiertage eingetragen sind. Solche Feiertagssätze müssen Sie Ihrem Kalender hinzufügen. Wählen Sie "Datei > Importieren". Klicken Sie im Fenster "Importieren" auf "Feiertage". Wählen Sie im Folgedialog die Länder, Regionen oder Religionen aus, für die Sie die Feiertage importieren möchten.

Kalender dienen zur Verwaltung von Terminen. Sind bei solchen Ereignissen auch andere Personen betroffen, handelt es sich laut Outlook um Besprechungen. Die Planung solcher Besprechungen kann der Terminplanungsassistent deutlich vereinfachen. Ein Doppelklick in der Kalenderansicht auf den gewünschten Zeitraum öffnet ein Terminfenster mit dem entsprechenden Datum und Uhrzeit. Klicken Sie anschließend im Menüband auf "Einladen", tragen Sie die entsprechenden Informationen (Mail-Adresse der Empfänger, Betreff ...) ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Terminplanungsassistent".

Die eingeladenen Personen sind unten links aufgelistet. Liegen deren Konten ebenfalls auf einem Exchange-Server, so erfolgt die Anzeige bereits eingetragener Termine im Kalender rechts daneben. So können Sie eine Besprechungszeit festlegen, ohne dass es zu Überschneidungen von Terminen kommt. Sind alle Informationen eingetragen, klicken Sie auf "Senden".

Jeder Teilnehmer erhält daraufhin eine Einladung. Er hat dann die Möglichkeit, zu- oder abzusagen, eine Zusage kann auch unter Vorbehalt erfolgen. Bei Zusagen (inklusive Vorbehalt) landet der Termin im Kalender der eingeladenen Personen. Outlook verarbeitet automatisch die Antworten der Teilnehmer und kennzeichnet sie im Besprechungsfenster. Ein grüner Kreis neben dem Namen eines Teilnehmers bedeutet Zusage.