In einem Zeitraum von eineinhalb Jahren wurden in drei Phasen die Organisationsgrundlagen und -strukturen der VE IS festgelegt. Neben der engen zeitlichen Rahmenvorgabe war auch die Reihenfolge der einzelnen Phasen entscheidend für den erfolgreichen Aufbau. So stand zu Beginn die Etablierung der neuen Führungsstruktur. Dadurch sollten die Projektarbeit und der Aufbau der neuen Organisationseinheiten in die Verantwortung der zukünftigen Führungskräfte / Profitcenterleiter gelegt werden. Nach der Benennung der Führungskräfte präzisierten diese in der zweiten Phase die Aufbauorganisation durch detaillierte Leistungsbeschreibungen der einzelnen Organisationseinheiten, die darauf aufbauende Zuordnung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Erstellung eines Wirtschaftsplans je Profitcenter. Abgestimmt auf die detaillierte Aufbauorganisation wurden in der dritten Phase mit Experten aller IT-Einheiten die Kernprozesse harmonisiert.

Auswahl der Führungskräfte

Die Führungspositionen wurden in einem einheitlichen, objektivierten Auswahlverfahren (Management Appraisals für leitende Angestellte, Assessments für darunter liegende Führungspositionen) besetzt, das alle Bewerber ohne Vorauswahl durchliefen. Zur Steigerung der Akzeptanz der Entscheidungen waren an der Bewertung und Auswahl der Führungskräfte Vertreter aller vier Herkunftsunternehmen beteiligt. Eine enge Zusammenarbeit mit den Betriebsräten brachte den Prozess zügig voran. An dieser Stelle sollte noch einmal betont werden, dass die frühzeitige Auswahl und Benennung der Führungskräfte sowie ihre sofortige Einbindung in die Projektarbeit letztlich mitentscheidend für den Erfolg des Projektes war. So konnten sie sich aktiv am Aufbau der neuen Strukturen und Prozesse beteiligen, die sie später verantworten sollten und bereits bei der Ausgestaltung ihrer Organisationseinheit darauf achten, dass diese später wirtschaftlich arbeiten.

Frühzeitige Harmonisierung

Die Realisierung von Synergieeffekten bei gleichzeitig hoher Flexibilität in der dezentralen Leistungserbringung legte eine einheitliche, überregionale Organisation mit regionalen Standorten für die VE IS nahe. Als Grundlage für die Erarbeitung der Organisations- und Führungsstruktur dienten die in der Grafik dargestellten Gestaltungsprinzipien.

Zur frühzeitigen Realisierung von Synergieeffekten wurde die neue Organisationsstruktur nicht erst mit dem Abschluss der rechtlichen Fusion im Herbst 2003 eingeführt, sondern bereits ab Januar 2003 in allen vier IT-Einheiten. In dieser "virtuellen Organisation" startete der operative Betrieb der VE IS schon neun Monate vor der gesellschaftsrechtlichen Fusion.

Experten aus allen vier Herkunftsunternehmen identifizierten entlang der Wertschöpfungskette die Top-10-Kernprozesse. Nach der Definition und Beschreibung des "Solls" in entsprechenden Prozessteams wurden diese im Prozesshandbuch dokumentiert und veröffentlicht. Gemeinsam mit den Prozess- verantwortlichen entstand daraus ein Maßnahmenkatalog aus Implementierungsprojekten, Informationsveranstaltungen und Schulungen. Die harmonisierten Prozesse wurden parallel zur neuen Organisationsstruktur in den vier IT-Einheiten eingeführt. Die frühzeitige Harmonisierung von Organisation und Prozessen war für die zügige Integration der vier IT-Einheiten entscheidend und ermöglichte bereits vor der Vollendung der rechtlichen Fusion die Realisierung erheblicher Kostensenkungspotenziale.