EXTERNE BERATER sind hilfreich, flexibel, meist gut – aber teuer. Also schickte die Schweizer Bank Credit Suisse im vergangenen Herbst ihren IT-Dienstleistern Vertragsänderungen ins Haus, durch die die Honorare kurzerhand um bis zu zehn Prozent gekürzt wurden. Als „Erpressung“ empfanden die Dienstleister dieses Vorgehen, als „gute Kostenreduzierungsmaßnahme“ beurteilen dagegen Unternehmensberater einen solchen Schritt.

Kein Wunder: Mit diesem Vorgehen wird weder die Funktionsfähigkeit der unternehmenseigenen IT in Frage gestellt noch die strategische Ausrichtung beeinflusst. Und genau nach diesen Punkten muss sich jeder CIO bei der Suche nach Kostensenkungsmöglichkeiten richten –derzeit eine der drängendsten Aufgaben der IT-Lenker.

Doch wie lassen sich die Kosten senken – möglichst stark, möglichst schnell? Eine Umfrage unter acht führenden Unternehmensberatungen zeigt, dass sich die Experten, zumindest was die langfristige Kostenreduzierung angeht, einig sind: Der beste Weg ist die Einführung eines umfangreichen IT-Controlling. „Dessen Bedeutung wird umso größer, je stärker das Budget gekürzt wird“, sagt Rudolf Kergaßner, Geschäftsführer der CSC-Ploenzke-Tochter IT-Services.

Standardisierung als oberstes Gebot

Ein weiterer wichtiger Rat der meisten Experten: sowohl Prozesse als auch Hard- und Software zu standardisieren. „Sonder-Equipment ist der Anfang allen Übels“, sagt Roman Zeller, Partner bei Bain & Company. Ob ERP- oder Messaging-Systeme, Datenbank-Management oder Desktops – jeder Standard senkt die Support-Kosten und ermöglicht zugleich eine Rabattierung beim Einkauf. „Wird die Standardisierung im Rahmen von Ersatzinvestitionen durchgeführt, kann das auch kostenneutral angegangen werden“, so Zeller weiter. McKinsey-Berater Stefan Spang mahnt, bei Standardanwendungen mögliche negative Konsolidierungseffekte zu beachten. Häufig würden Altanwendungen in Übergangsphasen weiterbenutzt und später, aus Unsicherheit, nicht abgeschaltet.

Auch bei der Anwendung von mobilen Endgeräten wie PDAs oder Handys sollte eine so genannte Corporate Policy eingeführt werden, empfiehlt Robert Stauß, Vorstandsvorsitzender des zu VW gehörenden Systemhauses Gedas.

In kostensensiblen Zeiten sollten darüber hinaus Umstrukturierungsmöglichkeiten ins Auge gefasst werden. 26 Prozent Budget-Reduzierung innerhalb von 18 Monaten hat etwa Bain & Company bei der Restrukturierung eines globalen Software-Herstellers erzielen können. „Dort verringerten wir unter anderem die Zahl der Support-Tools von 27 auf 1, die der Datenbanken von 60 auf 4“, so Zeller. Wolfgang Thiel, Vice President der Boston Consulting Group, rät gar zur Zusammenlegung der Rechenzentren (Kasten).

Projekte auf dem Prüfstand

Sollen Cost-Cutting-Maßnahmen noch schneller greifen, steht für die Berater eine Maßnahme im Vordergrund: Laufende Projekte gehören auf den Prüfstand. „Sind die Gründe für die Projekte valide? Können sie verschoben oder gestreckt werden?“ Solche Fragen empfiehlt Stefan Dörr, IT-Consulting-Partner bei Pricewaterhouse-Coopers. Allerdings müsse sichergestellt sein, dass durch eine Verlängerung das Ziel eines Projekts nicht gefährdet wird. Sonst, so Dörr, sollte es ganz beendet werden. Keinesfalls automatisch gestrichen werden sollten E-Business-Projekte, warnt dagegen Markus Hellenthal, AssociatePartner bei Accenture, vor blindem Spar-Aktionismus: „Wenn ein signifikanter Return on Investment aufzeigbar ist, muss das Ganze zügig weitergeführt werden.“

Eine schnelle Kostensenkung kann auch durch eine Extra-Inventur von Maschinen und Lizenzen erreicht werden. „Damit lassen sich die Lizenz- und Wartungsverträge prüfen“, so Dörr. Falls die Überprüfung ergibt, dass beispielsweise die Wartung nicht zwingend selbst übernommen werden muss, sollte ein Outsourcing-Modell geprüft werden, ergänzt Roland Geiger, Partner bei Cap Gemini. Dieser Check sollte ohnehin für sämtliche IT-Leistungen durchgeführt werden, sind sich alle Berater einig. Allerdings ist deren eigenes Interesse an diesem Thema offenkundig: Viele Beratungshäuser sind auch als Outsourcing-Dienstleister tätig.

Kommt es zum Äußersten, etwa der Einschränkung von Services und Support oder zur Reduzierung von Server-Kapazitäten, drängt Accenture-Berater Hellenthal auf ausführliche Information der Anwender: „Diese Maßnahmen müssen im Rahmen eines nachvollziehbaren Gesamtbilds kommuniziert werden.“