PwC-Tipps für Ausschreibung
Outsourcing: Die 7 Komplexitätstreiber
Partner IT Sourcing Advisory bei PwC Deutschland.
Komplexitätstreiber 2: Tool-Set nicht angepasst
Oft setzt der für die Ausschreibung hinzugezogene Berater sein über Jahre hinweg entwickeltes, deshalb sehr aufgeblähtes Methoden-Set ein, ohne es an die spezifische Situation des Kunden und der für die jeweiligen Gewerke in Frage kommenden Dienstleister anzupassen. So sind beispielsweise im Data Center, in dem viele personenbezogenen Daten vorrätig gehalten werden, Security-Themen sehr wichtig; im Desktop- und Print-Management hingegen können sie oftmals einfacher abgebildet werden.
Wenn nun trotzdem alle Bereiche standardisiert über einen Kamm geschoren werden, fragen die Kataloge viele Aspekte ab, die eigentlich irrelevant sind. Sozusagen wird mit der "Standard-Beraterkanone" auf "Dienstleister-Spatzen" geschossen.
Hinzu kommt: Da die Berater ihre Standardfragenkataloge über Jahre hinweg in vielen Ausschreibungen immer wieder einsetzen, kennen (zumindest die großen) Provider sie zur Genüge und haben ebenfalls Standard-Antworten dafür parat. Die Folge ist ein regelrechtes Ping-Pong-Spiel, ein immer gleicher Dialog zwischen RFP und Angebot, der die konkrete Situation des Kunden und seine spezifischen Ziele nicht hinreichend berücksichtigt.
Die Folge: Der Auftraggeber kann den IT-Dienstleister nicht richtig einordnen, und viele Vertriebsorganisationen versprechen mehr, als ihre Leistungsabteilungen letztendlich halten können.
Lösung:
Die Berater sollten den RFP zwar auf ein praxiserprobtes Tool-Set stützen, dieses aber unbedingt an die konkrete Kundensituation adaptieren. Der Fragenkatalog sollte sich auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren, auf nicht benötigte Informationen verzichten und auch keine Selbstverständlichkeiten einfordern, die entweder leicht aus Homepages und Prospekten zu eruieren sind oder bereits durch das Markt- und Anbieter-Screening abgedeckt sein sollten (Näheres dazu unter Punkt 3). Die auszufüllenden Anhänge im RFP sollten möglichst schlank gehalten sein. Hat der Kunde bereits konkrete Vertragsvorstellungen, sollte er diese als Entwurf dem Anbieter zur Verfügung stellen.