Outsourcing: Die 7 Komplexitätstreiber

Komplexitätstreiber 3: Zu viele Anbieter

Werden sehr viele Anbieter aufgefordert, ein Angebot abzugeben, entsteht ebenfalls viel Aufwand - zum einen bei den Dienstleistern, zum anderen beim Kunden selbst, der die eingehenden Dokumente alle auswerten und den weiteren Bewerbungsprozess managen muss.

Lösung:

Hier hilft die Besinnung auf Best Practices. Der Berater sollte den Markt möglichst genau kennen und wissen, welche Provider für das konkrete Gewerk prinzipiell geeignet sind. Bei Bedarf sollte er vorab ein Screening durchführen, das Basisinformationen aufbereitet, wie etwa Mitarbeiterzahl, Umsatz, regionale Verbreitung (international, europäisch, lokal), technische Spezialgebiete, Branchen- und Leistungsschwerpunkte: Konzentriert sich ein Provider auf Commodity-Produkte, auf das Management kompletter Servicepakete oder z.B. auf Kunden-individuelle Lösungen? Ziel sollte es sein, die Zahl der Dienstleister, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, auf fünf bis maximal sieben zu beschränken.

Hat der Kunde noch keine klaren Vorstellungen über den Umfang und das Design des Gesamtwerks (Serviceschnitte etc.), kann ein Request for Information (RfI) vorgeschaltet werden, der eine größere Zahl an Providern adressiert. Sein Zweck ist es, eine Short-List geeigneter Dienstleister vorzubereiten.

Dieser RfI sollte deutlich schlanker sein als der RFP und lediglich nach den wesentlichen Aspekten fragen, beispielsweise welches Delivery-Modell der Provider einsetzt, welche weiteren Partner er für die ausgeschriebenen Gewerke benötigen würde und ob es von vornherein Ausschlussgründe gibt, etwa eine Wettbewerbssituation zum Kunden oder die Limitierung der Leistungserbringung auf bestimmte Länder. Diese Informationen sollte ein RfI sauber vorqualifizieren. Aber auch er sollte sich auf diejenigen Dienstleister beschränken, die wirklich eine realistische Chance haben, ein Gewerk zu gewinnen.