4 Strategien beim Outsourcing-Ende

Strategie 2: Neuausschreibung

Diese Strategie wird gewählt, wenn die Standortbestimmung den Beziehungstyp 2 zeigt: Der Dienstleister erfüllt die Erwartungen nicht, der Neuaufbau einer internen IT ist allerdings keine Alternative. Wesentliche Maßnahmen sind:

• Den Ausschreibungsprozess festlegen. Eine sensible Herausforderung ist dabei die Behandlung des bestehenden Dienstleisters: Wie wird er eingebunden? Kann er sich überhaupt neu bewerben? Falls er ausgeschlossen wird, kommt es auf die richtige Kommunikation an (siehe unten).

• Den Transitionsplan skizzieren. Dieser wichtige Punkt erfordert große Sorgfalt. Eine Neuausschreibung verursacht immer - oft auch versteckte - Transitionskosten. Der Business Case sollte auf einer Vollkostenrechnung basieren, in die nicht nur die Preisangebote der Dienstleister, sondern auch alle Aufwände des Transitionsprojekts einfließen.

  Dazu gehören insbesondere die Asset-Transfer-Kosten für die Überführung bestehender Systeme in neue Umgebungen. Sie können auch Remanenzkosten enthalten, wenn der bisherige Dienstleister für das Outsourcing-Projekt Hard-ware angeschafft hat, die während der Laufzeit des Vertrags noch nicht komplett amortisiert werden konnte. Auch die Software-Lizenzen sollten vorab genau untersucht werden: Wem gehören sie, sind sie überhaupt transferierbar, und wenn ja, zu welchen Konditionen?

• Die Kommunikationsstrategie festlegen. Eine angemessene Kommunikation ist essenziell für einen reibungslosen Übergang. Das gilt für den bestehenden Dienstleister ebenso wie die für die Mitarbeiter, die der Auftraggeber ursprünglich mit dem Outsourcing-Projekt zum Provider verlagert hatte: Werden sie eventuell wieder zurückgeholt? Gehen sie zum neuen Dienstleister über? Diese komplexen Fragen und damit verbundene Unsicherheiten sollten mit allen Beteiligten rechtzeitig besprochen werden.

• Den Vertrag kündigen. Mit einfachem Kündigungsschreiben ist es nicht getan. Vielmehr ist das oft verschachtelte Vertragswerk - Rahmenvertrag, Einzelverträge, Mindestabnahmemengen etc.- genau zu prüfen, um die jeweiligen Kündigungsfristen und -formen einzuhalten.

• Das Ausschreibungsverfahren vornehmen.

• Eine Due Diligence sowie Vertragsverhandlungen planen und durchführen. Wiederum müssen sensible Beziehungsfragen berücksichtigt werden. Die Informationen, die der neue Dienstleister braucht, liegen zum großen Teil in der Hand des bestehenden Providers. Falls keine entsprechende vertragliche Vereinbarung existiert, muss eine Übereinkunft erzielt werden. Dies ist die schwerste Einzelmaßnahme bei Neuausschreibungen, da viele zwischenmenschliche Aspekte berührt werden. Die Aufkündigung einer langjährigen Zusammenarbeit kann leicht eine Kränkung darstellen. Dieser Aspekt ist umso kritischer, als die Motivation des bisherigen Partners für die Restlaufzeit sowie die Übergabe an den neuen Dienstleister erhalten werden muss.

• Das Transitionsprojekt umsetzen. Auch hier steckt er Teufel in den Details der Kooperation. Die Übergabe erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen dem alten und dem neuen Dienstleistern. Der Kunde sollte als Vermittler agieren.