Der Outsourcing-Vertrag läuft aus - was tun?

Die Verantwortungsbereiche beider Seiten sollten vor dem Hintergrund der gemeinsam gesammelten Erfahrungen und der künftigen neuen Aufgaben noch einmal genau beschrieben werden. Eindeutig definierte Prozesse sind eine Voraussetzung für eine effektive Steuerung der Dienstleister. Dazu müssen vor allem die Schnittstellen reibungsfrei sein, und die Kommunikation muss auf allen Ebenen funktionieren. Außerdem sollte ein effizientes System zum Monitoring und Controlling existieren, um IT-Risiken zu identifizieren (und zu managen) sowie ein angemessenes Reporting sicherzustellen.

Option 2: Vertrag neu ausschreiben

Die Optimierung der Governance-Strukturen, wie sie oben beschrieben wurde, bleibt auch bei dieser Option eine zentrale Herausforderung. Denn Governance-Probleme verschwinden nicht einfach mit einem Partnerwechsel.

Eine Ausschreibung birgt natürlich das Risiko, dass ein neuer Dienstleister versuchen könnte, den alten durch Dumping-Preise hinausdrängen, nur um ins Geschäft zu kommen, und später bei anderen Leistungen die notwendigen Margen zu generieren. Umgekehrt kann der Informationsvorsprung des existierenden Dienstleisters das Ergebnis verfälschen. Zu bedenken ist außerdem, dass eine Neuausschreibung generell recht teuer und zeitaufwändig ist und interne wie externe Ressourcen bindet.

Andererseits bietet eine Ausschreibung die Chance, einen genauen Marktüberblick zu erhalten und bei Problemen einen Partner zu finden, der gegebenenfalls besser zum Unternehmen beziehungsweise dessen Spektrum passt. Sie erlaubt es, das Leistungsvermögen aller potenziellen Dienstleister - das sich in den letzten Jahren erheblich verändert haben kann - neu zu bewerten, den Service-Umfang, die Rollen und Verantwortlichkeiten auf den Prüfstand zu stellen und diese eventuell neu zu definieren.

Vor einer Entscheidung sollte ein auf mehrere Jahre gerechneter Business Case erstellt werden, der alle Kosten betrachtet: für die externe Leistungserbringung, für das Management des Outsourcings, die Transitions-Kosten des Dienstleister-Wechsels etc. Dabei sollten Marktpreise zugrunde liegen, die am besten in einem Benchmark gewonnen werden.