Die einzig wahre IT-Kostenverrechnung gibt es nicht

Kostenoptimierung auf der Demand- und Supply-Seite

Der Einsatz adäquater Kostenverrechnungsmethoden schafft ein grundlegendes Kostenbewusstsein im Unternehmen, das sich sowohl im laufenden Betrieb als auch auf die Selektion und Durchführung von "Change"-Programmen kostenmindernd auswirkt. Darüber hinaus adressieren sie die Kostenoptimierung sowohl der Demand- als auch der Supply-Seite.

Doch wie lässt sich die IT-Kostenverrechnung ausgestalten? Diesbezüglich existieren im Wesentlichen fünf unterschiedliche Alternativen:

• 1. Keine spezifische Kostenumlage: Die Leistungserbringung wird über das zentrale Budget des Unternehmens verrechnet. Es findet keine Weiterverrechnung an interne Kunden statt. Diese Umlageform ist zwar einfach, trägt aber nicht zur Variabilisierung oder Transparenz der Kostenverursachung und dadurch nicht zur Nachfragesteuerung bei.

• 2. Pauschalumlage: Die pauschale Kostenverrechnung - etwa entsprechend der Anzahl der Mitarbeiter - ist ebenfalls einfach umsetzbar, die internen Kunden werden jedoch zu gleichen Teilen und somit möglicherweise ungerecht belastet, sie lässt sich daher nicht zur gezielten Nachfragesteuerung einsetzen.

• 3. Budgetierte Kosten mit und ohne Pönalklausel: Diese Verrechnungsalternative ist im Vergleich zur Pauschalumlage gerechter, wenn ein geeigneter Verteilerschlüssel festgelegt wird (z.B. Anzahl der Mitarbeiter, die den jeweiligen Service in Anspruch nehmen). Der vorteilsbehafteten aber geringen Steuerungsmöglichkeit der Nachfrage seitens der Geschäftsbereiche steht der Aufwand einer genauen Planung gegenüber. Die zusätzliche Verwendung einer Pönalklausel für den Fall, dass vom budgetierten Volumen abgewichen wird, optimiert theoretisch die Steuerungsmöglichkeit. Diese Option wird allerdings erfahrungsgemäß kaum genutzt, da interne Vertragsstrafen häufig nicht mit der Unternehmenskultur vereinbar sind.